Dossier

In ein Dossier können Dokumente abgelegt werden, die direkt im Zusammenhang mit dem betreffenden Prozess stehen und zu dessen Verarbeitung beitragen oder relevant sind.
Ähnlich der Beschriftung von konventionellen, physisch abgelegten Dossiers, sind elektronische Dossiers mit sogenannten Metadaten zu versehen. Diese bestehen aus:

  • Dossiernummer (wird automatisch von deskOne vergeben)
  • Einem klar verständlichen Titel
  • Einer verantwortlichen Gruppe oder einer Person
  • Einer Dossierklassifizierung (Dossiercode)
  • Bemerkung


Neues Dossier erstellen

Um ein neues Dossier anzulegen können Sie über das "Menu" zum Objekt "Dossiers" oder über die Schnellnavigation.

Mit "Neu", wird das Anlegen eines neuen Dossiers begonnen.

Im Anschluss wählt man das übergeordnete Objekt aus.

Ordnungsposition oder Dossier


Alle Kunden, welche Ordnungspositionen im Einsatz haben, können diese Positionen über den Explorer suchen und wählen.
Alle die bis jetzt nicht mit Ordnungspositionen gearbeitet haben werden direkt weiter geleitet ohne diese Auswahlmaske der Ordnungspositionen.






Bei der Wahl von "Dossier" würde man dieses neue Dossier unter ein bestehendes Dossier hängen.

Dossiercode wählen

In der Folge legt man fest, um welche Art von Dossier es sich handeln soll. Je nach OE stehen hier andere zur Auswahl. Dossiercodes können in der Administration erfasst und verwaltet werden.

Die Auswahl mit "Weiter" bestätigen.

Dossier Detail abfüllen

In der nächsten Eingabemaske werden die Informationen zum neuen Dossier abgefüllt. Die Eingabe wird mit "Weiter" bestätigt, womit das neue Dossier angelegt wird.

Dossier bearbeiten

Um ein Dossier zu bearbeiten wählen Sie auf der Detailansicht des Dossiers den Button „Bearbeiten". Aber auch auf der Trefferliste können Sie in den Bearbeitungsmodul gelangen. Dies ist in den Quick-Actions zu finden.

Der Button "Bearbeiten" führt zur Eingabemaske in der man die gewünschten Änderungen vornehmen kann.
Sie können dabei die folgenden Felder verändern:

  • Dossiertitel
  • Gruppe
  • Sachbearbeiter
  • Bemerkung






Diese Veränderung wird im Expandable „Details" protokoliert.

Bemerkungen

Das Feld Bemerkungen hat einen Zusammenhang mit dem Register Bemerkungen. Der Wert wird hier abgelegt.

Bei einer Mutation im Detail des Dossiers wird der Bemerkungstext im Register Bemerkungen mit verändert. Im gleichen Zug können sie auch die Bemerkung im Register bearbeiten. Dazu wählen Sie den Stift oder gehen in das Detail der Bemerkung und bearbeiten dort den Eintrag.

Im Register Bemerkung können Sie neue Bemerkungen hinzufügen. Dazu betätigen Sie den Button „Hinzufügen"

Mit dem Neueintrag einer Bemerkung wird die neuste Bemerkung im Detail des Dossiers angezeigt.

Wenn Sie diese Bemerkung im Bearbeitungsmodus des Dossiers bearbeiten, so wird diese auch im Register wieder verändert.

Dossiercode ändern

Über die Bearbeitungsmaske lässt sich der Dossiercode nicht ändern. Dazu müssen sie im Detail des Dossiers unter dem Button „Mehr" die Funktion „Dossiercode ändern" auswählen.

Mit Auswahl dieser Funktion gelangen sie auf die Maske zur Auswahl des Dossiercodes.

Über die Dropdownbox wählen Sie den neuen Code aus. Zudem werden Sie nach der Berechtigung gefragt. Dazu stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen wird die Berechtigung des Zielobjekts übernommen. Dies ist empfohlen, da sich sonst die Übersicht über die Berechtigungen der Objekte schnell verliert. Ebenfalls aus Systemgründen führt dies zu sehr erheblichen Rechenaufwänden.
Die 2. Möglichkeit ist eben, dass die bestehenden Berechtigungen übernommen werden. Hier wird jedoch abgeraten.
Mit Betätigung des Speichern-Buttons erhält das Dossier den neuen Dossiercode.

Dossier erledigen

Dossier erledigen erfolgt über den Button "Erledigen" in der Detailansicht des Dossiers.

Ein Dossier kann erst erledigt werden, wenn alle Unterobjekte ebenfalls erledigt und freigegeben wurden. Dies sehen Sie im Beispiel am Dokument, welches den Status „Freigegeben" hat.
Um das Dossier zu erledigen, kann ein Abschlussvermerk und Abschlusscode eingegeben werden.

Sind diese Angaben gemacht kann man mit einem Klick auf "Weiter" das Dossier abschliessen. Mit "Abbrechen" kann man diesen Vorgang jederzeit abbrechen.
Das Dossier hat nun den Status "Abgeschlossen"

Dossier Reaktivieren

Unter "Mehr" ist die Funktion "Reaktivieren".

Das Dossier wird wieder in den Status „Offen" gesetzt. Sobald sie diese Funktion ausführen, wird dies im Statusverlauf angezeigt.

Wenn Sie nun das Dossier nach Ihrer Bearbeitung wieder abschliessen, so erhalten sie die Eingabemaske des Abschluss. Die zumal eingetragenen Werte sind hier noch gespeichert und können wieder verwendet werden. Diese können aber auch von Ihnen verändert werden.

Dossier kopieren

Um ein bestehendes Dossier zu kopieren müssen Sie im Detail des Dossiers unter dem Button „Mehr" die Funktion „Kopieren" auswählen.

Mit Auswahl dieser Funktion wird die Dossiererstellungsmaske angezeigt. In dieser werden die Werte des originalen Dossiers schon vorab eingetragen. Diese können Sie abändern.

Mit dem Button „Weiter" wird das Dossier gespeichert und in derselben Struktur wie das Originale abgelegt. Sollte die Position nicht stimmen so können Sie dies über die Verschiebefunktion an eine andere Position verlegen.


Dossier abonnieren

Um über Ihr Dossier auf dem Laufenden zu bleiben haben Sie die Möglichkeit, dies zu abonnieren. Somit erhalten Sie Informationen über Veränderungen.
Um dies einzustellen gehen Sie auf dem Detail unter den Button „Mehr" und wählen die Funktion „Abonnieren".

Mit Auswahl dieser Funktion bekommen Sie folgende Maske:


Wählen Sie hierzu die Benachrichtigungsregel aus über was Sie informiert werden wollen. Zudem geben Sie im Nachrichten-Typ an, wie Sie informiert werden wollen.
Zur Auswahl steht:
Mitteilung:
Dazu wird im deskOne eine Mitteilung über das System ausgegeben. Dies können Sie hier abrufen:

E-Mail:
Sie bekommen eine E-Mail auf Ihre eingetragene E-Mail Adresse zugestellt.
Beides:
Sie erhalten eine E-Mail und eine Benachrichtigung im System wird erstellt.


Hinzufügen von Dokumente

Um ein Dokument dem Dossier hinzu zu fügen haben Sie mehrere Möglichkeiten.
Drag&Drop
Sie können aus dem FileExplorer ein oder mehrere Dokumente mit der Maus nehmen, und via Drag& Drop auf das Detail des Dossiers ziehen.

Hinzufügen
Durch die Funktion „Hinzufügen" werden Sie Schritt für Schritt durch die Dokumentenerstellung geführt.


Durch die Betätigung des Buttons Hinzufügen werden Sie nach der Dokumentenerstellungsart gefragt

Funktion

Beschreibung

Datei hochladen

Das neue Dokument basiert auf einem bereits vorhandenen und gespeicherten Dokument, welches man in der Folge hochladen kann.

Nach Vorlage erstellen

Es wird ein neues Dokument erstellt, dem eine deskOne-Vorlage zu Grunde liegt.

Kommentareintrag erstellen

Es wird ein Dokument erstellt, bei welchem nur Metadaten erfasst werden.

Papierdokument referenzieren

Es wird ein physisches Dokument referenziert.



Die weiteren Schritte entnehmen Sie bitte aus dem Kapitel 9 „Dokumente".

Trefferliste der Dossiers

Wird die Suche der Dossiers ausgeführt, so erhalten Sie auf der rechten Seite die Trefferliste.
Dort sind folgende Funktionen erhalten.

Funktion

Beschreibung

Aktionen

Bei Auswahl eines Dossiers auf der Trefferliste werden folgende 3 Funktionen angezeigt: - Verschieben > Verschiebt das Dossier Inhalt verschieben-> Verschiebt die Inhalte des Dossier- Löschen -> Löscht das Dossier

Neu

Neuerstellung eines Dossier

Exportieren

Exportieren der Trefferliste nach WYSIWYG Prinzip

Mehr

Dokument-Vorschau > Anzeige der Dokumente als VorschauSpalte hinzufügen> Hinzufügen einer TrefferspalteListe wiederherstellen-> Trefferliste auf Standard zurückstellenSortierung zurücksetzen -> Sortierung wird zurückgesetzt

Permanentlink erstellen



Verschieben von Dossier

Möchten Sie ein Dossier an eine andere Position verschieben, so wählen Sie das Dossier aus der Trefferliste aus, und wählen die Aktion „Verschieben"


Sie werden dabei gefragt, ob Sie das Dossier an ein anderes Dossier verschieben möchten oder es direkt an eine Ordnungsposition anhängen wollen.




Je nach Auswahl erhalten Sie die Suchmaske des Dossiers oder der Ordnungsposition. Es werden nur die Dossiers angezeigt, welche auch aufgrund der Einstellungen überhaupt möglich sind, das Dossier anhängen zu können.

Sie können aber auch über den Explorer nach einem geeigneten Dossier suchen.

In diesem Explorer werden ebenfalls nur Dossiers aufgelistet, welche in der Lage sind, ein Dossier anzuhängen.

Mit der Bestätigung auf ein Dossier wird das Dossier hierher verschoben. Dies geschieht im Hintergrund. Sobald das Dossier erfolgreich verschoben wurde, so werden Sie über eine E-Mail informiert.

Inhalt Verschieben von Dossier

Möchten Sie nur den Inhalt des Dossiers an ein anderes Dossier verschieben, so wählen Sie Inhalt verschieben

Das Dossier bleibt bestehen, nur der Inhalt wird dabei an das von Ihnen gewählte Dossier verschoben.
Mit Auswahl der Aktion erhalten Sie die Dossier-Suchmaske und wie im oberen Teil beschrieben, die Auswahl für den Explorer.

Mit Auswahl eines Dossiers werden Sie nach der Berechtigung gefragt.
Dazu stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen wird die Berechtigung des Zielobjekts übernommen. Dies ist empfohlen, da sich sonst die Übersicht über die Berechtigungen der Objekte schnell verliert. Ebenfalls aus Systemgründen führt dies zu sehr erheblichen Rechenaufwänden.
Die 2. Möglichkeit ist eben, dass die bestehenden Berechtigungen übernommen werden. Hier wird jedoch abgeraten.

Durch bestätigen des Buttons „Weiter" wird der Inhalt des Dossiers an das von Ihnen ausgewählte Dossier verschoben.

Dokument-Vorschau


Mit Auswahl der Dokumentvorschau, werden Ihnen alle Dokumente angezeigt welche zu den Dossiers gehören, die in der Trefferliste angezeigt werden. Um diese Funktion auszuführen wählen sie unter dem Button „Mehr" die Funktion „Dokument-Vorschau"







Die Dokument-Vorschau hat folgendes Aussehen:



Mit Klick auf den Dossiertitel werden Sie direkt zum Detail des Dossiers geführt. Mit Klick auf den Dokumenttitel gelangen Sie direkt auf das Detail des Dokuments. Mit einem Klick auf einen Treffer können Sie die Vorschau öffnen und sich so einen Überblick über die Dokumente verschaffen.

Quick-Actions

Auf der Trefferliste haben Sie die Möglichkeit Funktionen direkt aufzurufen, ohne vorher das Detail aufrufen zu müssen. Diese finden sie unter den 3 Punkten in der Trefferliste.

Je nach Status des Objekts wird hier ein Menü mit den Funktionalitäten angezeigt.
Beispiel eines offenen Dossiers:

Beispiel eines Dossiers welches erledigt wurde:

Mit dem Stift welcher sich ebenfalls in der Trefferliste befindet, können sie ein offenes Dossier direkt bearbeiten.
Bei einem abgeschlossenen Dossier wird diese Funktion ausgegraut dargestellt.

Status Dossier

Dossiers können folgende Status annehmen:

Status

Beschreibung

Offen

Dossier in Bearbeitung. Objekte können hinzugefügt werden

Sistiert

Noch nicht implementiert

Abgeschlossen

Dossier ist abgeschlossen. Keine Objekte können hinzugefügt werden

Archiviert

Noch nicht implementiert

Vernichtet

Noch nicht implementiert