Dokumente

Gängige Formate sind:

  • Text oder Word Dateien mit der Endung doc, docx, dot, txt
  • Portable komprimierte Dateien wie PDF
  • Kalkulationstabellen oder auch Excel Dateien xsl, xslx, xlt, csv
  • Bilddateien im Format tif, jpg, gif, png



Öffnen des Dokument-Moduls

Um das Modul zu öffnen haben Sie 2 Möglichkeiten.
Entweder gehen sie über die QuickNavigation

oder direkt über das Menü

Suchseite Dokumente

Mit dem Öffnen des Menüpunkt der Dokumente gelangen Sie auf die Suchseite. Auf der linken Seite ist die Spalte mit den Suchbegriffen, die Sie zu jederzeit für Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können. Auf der rechten Seite befindet sich die Trefferliste. Ihnen stehen dabei über die Buttons mehrere Funktionen zur Verfügung. Sobald sie ein oder mehrere Dokumente angewählt haben, wird der Button mit den Actions aktiv. Darunter befinden sich die Multiactions, welche auf mehrere Dokumente gleichzeitig angewandt werden können.

Funktionen der Trefferliste

Funktion

Beschreibung

Aktionen – E-Mail senden

Dateien wird als Email versandt.

Aktionen – Verschieben

Die Dokumente können an eine andere Position verschoben werden.

Aktionen – Löschen

Die gesamten Dokumente mit Datei werden vom System gelöscht. Achten Sie darauf, dass dies nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.

Aktionen – Freigeben

Diese Dokumente werden freigeben. Ein PDF wird erstellt. Datei Original wird ausgegraut. Lesemodus in der Kopie noch möglich.

Neu

Neues Dokument erstellen. Dabei muss ein Dossier neu gewählt werden

Exportieren

Exportieren der Trefferliste nach WYSIWYG Prinzip

Mehr

Dokument-Vorschau > Anzeige der Dokumente als VorschauSpalte hinzufügen> Hinzufügen einer TrefferspalteListe wiederherstellen-> Trefferliste auf Standard zurückstellenSortierung zurücksetzen -> Sortierung wird zurückgesetzt

Permanentlink erstellen. Siehe folgendes Kapitel (Link zu einem Dokument)


Des Weiteren können Sie noch in der ActionListe der Trefferlist Funktionen ausführen, die in Abhängigkeit zum Status des Dokuments sind. Dieses rufen sie mit den 3 Punkten auf der rechten Seite auf.

Hier ein Beispiel für ein freigegebenes Dokument

Hier ein Beispiel für ein Dokument in Bearbeitung

Neues Dokument erstellen

Um ein neues Dokument anzulegen navigieren Sie entweder über die Schnellleiste zum Objekt "Dokument" und gehen auf "Neu"…

Aus der Trefferliste:

Aus dem Detail

… oder Sie stehen im Detail eines Dossiers und können da ein neues Dokument mit "Hinzufügen" anhängen….

… oder sie verwenden im Detail des Dossiers die Funktion mit Drag&Drop

… oder Sie wollen ein Dokument unter den Prozess anhängen und gehen da auf "Hinzufügen". Dort können SieDokumente einbinden, welche am übergeordneten Dossier angehängt sind, oder eine Referenz auf ein neues Dokument erstellen, welches ebenfalls am übergeordneten Dossier gespeichert wird. Zudem können Sie ein Dokument über die Drag&Drop Funktion hier ebenfalls einbinden.
… oder Sie wollen der Aktivität ein Dokument mitgeben und gehen da auf "Neues Dokument". Ebenfalls wie im Prozess werden hier die Dokumente referenziert. Neue Dokumente können erstellt werden welche am Dossier sich befinden. Die Drag&Drop Funktion ist hier ebenfalls vorhanden.

Hinweis
Mit Klick auf "Hinzufügen" bekommen Sie die Auswahl derjenigen Dokumente, die Sie im Dossier (oberste Stufe) erfasst haben.Sie können diese mit der Checkbox auswählen und "Übernehmen" anklicken.Diese sind dann unter den "Referenzierte Dokumente" vorhanden.
Mit Klick auf "Durchsuchen" sind sie in der Suche nach Dokumenten die nur in diesem übergeordneten Dossier vorhanden sind.
Auf der folgenden Auswahlseite wird bei allen diesen Varianten die Dokumenterstellungsart abgefragt.

Funktion

Beschreibung

Datei hochladen

Das neue Dokument basiert auf einem bereits vorhandenen und gespeicherten Dokument, welches man in der Folge hochladen kann.

Nach Vorlage erstellen

Es wird ein neues Dokument erstellt, dem eine deskOne-Vorlage zu Grunde liegt.

Kommentareintrag erstellen

Es wird ein Dokument erstellt, bei welchem nur Metadaten erfasst werden.

Papierdokument referenzieren

Es wird ein physisches Dokument referenziert.

Hinweis

  • Um aus Outlook direkt ein Drag&Drop durchführen zu können muss ein Addin installiert werden. easyLink.Setup32.msiMit diesem Addin hat man die Möglichkeit ein Email direkt aus Outlook mit der Maus in deskOne verschieben zu können.
  • Gescannte Dateie können mit dem easyLink in deskOne gespeichert werden. Die Beschreibung finden Sie im Kapitel „easyLink".
  • Die automatische Übernahme von Email aus Outlook in deskOne ist momentan noch nicht verfügbar. Dies wird aber voraussichtlich in der nächsten Version verfügbar sein


Dokument-Detail

Mit Auswahl eines Dokuments aus der Trefferliste können Sie das Detail des Dokuments öffnen.

  • Auf der linken Seite wird der Explorer dargestellt. Dieser ermöglicht Ihnen die Struktur und Ablageort des Dokuments zu erkennen.
  • Im oberen Teil des Dokuments sind die Funktionalitäten vorhanden. Diese sind jedoch abhängig vom Dokumentstatus. Daher kann Ihre Anzeige variieren.
  • Im Detail des Dokuments sind die Metadaten vorhanden, so wie die Verlinkung auf die Datei.
  • Die Datei teilt sich auf in 3 Bereiche
    • Original -> Hier werden Änderungen vorgenommen sofern das Dokument nicht freigegeben. Ist diese Datei in Bearbeitung durch einen Benutzer, so wird dies hier angezeigt.
    • Kopie -> Ist nur für den Lesemodus. Die Weiterverarbeitung ist nicht blockiert
    • PDF -> Umgewandeltes Dokument in PDF, sofern das Dokument freigegeben ist


Es ist das Register „Details" vorhanden. Dort sind die Eröffnung und die Veränderung nachvollziehbar.

Das Register „Offerte" ist ein Zusatzinformationsfeld. Felder wie diese können vom Administrator Ihres Systems eingebracht werden.
Im unteren Teil des Fensters sind die Registerkarten vorhanden.

Registerkarte

Beschreibung

Versionen

Anzeige aller Versionen zum Dokument

Beteiligte

Beteiligte zum Dokument werden dargestellt

Referenzierte Aktivitäten

Welche Aktivitäten sind zum Dokument referenziert

Objektverbindungen

Anzeige aller verbundenen Objekte zum Dokument

Pendenzen

Pendenzen welche in Verbindung zum Dokument stehen.


Funktionen auf dem Detail

Funktion

Beschreibung

<-

Zurück zur letzten Anzeige

Neu

Neues Dokument erstellen. Dabei muss ein Dossier neu gewählt werden

Bearbeiten

Dieses Dokument bearbeiten

Freigeben

Dieses Dokument freigeben. Ein PDF wird erstellt. Datei Original wird ausgegraut. Lesemodus in der Kopie noch möglich.

Datei – Datei ersetzen

Die bestehende Datei wird durch eine neue Datei ersetzt. Dabei werden die Metadaten nicht verändert

Datei – Datei löschen

Datei wird gelöscht. Das Dokument mit den Metadaten bleibt erhalten

Datei – Datei Link erstellen

Ein Link zu dieser Datei wird erstellt. Anhand des Links kann ein Download auf diese Datei durchgeführt werden

Datei – Sperren zur Anzeige

Die Datei wird zur Anzeige gesperrt und kann nicht mehr zur Ansicht geöffnet werden

Datei – Anzeigesperre aufheben

Die gesperrte Datei kann so wieder freigegeben werden. Dieser Menüpunkt erscheint jedoch nur, sofern die Datei gesperrt wurde.

Datei – Sperren zur Bearbeitung

Datei kann von anderen Benutzer nicht bearbeitet werden. Somit kann Offline an dieser Datei gearbeitet werden und durch ein erneutes Einspielen in das System wieder aktualisiert werden.

Datei – Bearbeitungs-Sperre aufheben

Die gesperrte Datei kann so wieder zur Bearbeitung freigegeben werden. Dieser Menüpunkt erscheint jedoch nur, sofern die Datei zur Bearbeitung gesperrt wurde.

Mehr – E-Mail senden

Datei wird als Email versandt.

Mehr – Dokumentcode ändern

Der Dokumentcode kann über diese Funktion verändert werden. Dabei werden sie noch nach der Berechtigung gefragt. ABF empfiehlt die Standardeinstellung

Mehr – Kopieren

Dokument wird kopiert.

Mehr – Verschieben

Das Dokument kann an eine andere Position verschoben werden.

Mehr – Abonnieren

Benachrichtigung zu Änderungen am Dokument. Momentan gibt es die Benachrichtigung, sofern eine neue Version des Dokuments erstellt wurde.

Mehr – Berechtigungen

Sofern die Berechtigung hierfür vorhanden ist wird dieser Menüpunkt angezeigt. Hierüber können Sie speziell für dieses Dokument die Berechtigung setzen.

Mehr – Löschen

Das gesamte Dokument mit Datei wird vom System gelöscht. Achten Sie darauf, dass dies nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.

Permanentlink erstellen. Siehe folgendes Kapitel (Link zu einem Dokument)


Datei ersetzen

Möchten Sie die bestehende Datei ersetzen, so gehen Sie auf das Detail des Dokuments und wählen unter dem Button „Datei" die Funktion „Datei ersetzen".














Dort gelangen sie zur Auswahlmaske in der Sie folgende Optionen wählen können:

Mit Auswahl des Punkts „Neue Datei hochladen" gelangen Sie zur Dateiauswahl:

Wählen Sie Ihre Datei aus und bestätigen Sie diese Eingabe mit dem Button „Weiter". Die bestehende Datei im Dokument wird durch diese ausgewählte Datei ersetzt.

Datei Löschen

Wenn Sie diese Datei löschen möchten, so gehen Sie auf das Detail des Dokuments und wählen unter dem Button „Datei" die Funktion „Datei löschen". Beachten Sie hierbei, dass die Datei unwiderruflich gelöscht wird und keine Möglichkeit zur Wiederherstellung existiert.

E-Mail senden

Wenn Sie diese Datei als Email versenden möchten, so gehen Sie auf das Detail des Dokuments und wählen unter dem Button „Mehr" die Funktion „E-Mail senden".

Mit Auswahl der Funktion gelangen Sie auf die Auswahlseite der Empfängeradresse.

Sie haben hier die Möglichkeit eine Adresse zu wählen an die Sie die E-Mail senden möchten. Sofern Sie aber die E-Mailadresse manuell eingeben möchten, so wählen Sie den Button „Keine Auswahl"

Sie gelangen mit Auswahl der Adresse oder „keiner Auswahl" auf die Seite des E-Mails. Sieh haben die Möglichkeit die Anhänge noch zu selektieren. Zu unterst haben sie noch die Möglichkeit zur Angabe, ob diese Email als Dokument im System abgelegt werden soll. Nach Eingabe können Sie Ihre Email versenden.

Dokumentcode ändern

Wenn Sie den Dokumentcode für das Dokument ändern möchten, so gehen Sie auf das Detail des Dokuments und wählen unter dem Button „Mehr" die Funktion „Dokument ändern".

Mit Auswahl der Funktion erhalten Sie die Eingabemaske zur Änderung. Zudem werden Sie nach der Berechtigung gefragt. ABF empfiehlt die Berechtigung vom Zielobjekt zu übernehmen.

Link zu einem Dokument

Im Detail eines Dokumentes können direkte Links zu diesem generiert werden.

Link-Typ

Beschreibung

Link auf diese Version

Die von Ihnen geöffnete Version wird hier im Link verknüpft. Unabhängig von Status oder Version

Link auf die aktuellste Version

Die aktuellste Version des Dokuments ist mit diesem Link verknüpft

Link auf die zuletzt freigegebene Version

Die zuletzt freigegebene Version des Dokuments ist mit diesem Link verknüpft


Dokument kopieren

Wenn Sie ein Dokument kopieren möchten, so gehen Sie auf das Detail des Dokuments und wählen unter dem Button „Mehr" die Funktion „Kopieren".

Mit der Auswahl bekommen Sie die Möglichkeit geboten ein Dossier zu wählen, an dass das Dokument angehängt werden soll.

Treffen Sie hierzu Ihre Auswahl über die Dossiersuche oder gehen Sie über den Explorer, um den Ort für das Dokument zu finden. Sie gelange danach auf die Bearbeitungsmaske des Dokuments. Die Metadaten des kopierten Dokuments werden übernommen. Diese können Sie nun abändern. Zudem können Sie wählen, ob eine Verwandtschaft zum kopierten Dokument erstellt werden soll.

Mit der Bestätigung des Buttons „Weiter" wird das Dokument an die gewählte Dossierposition erstellt.

Dokument verschieben

Wenn Sie ein Dokument verschieben möchten, so gehen Sie auf das Detail des Dokuments und wählen unter dem Button „Mehr" die Funktion „Verschieben".

Mit der Auswahl bekommen Sie die Möglichkeit geboten ein übergeordnetes Dossier oder Aktenzeichen zu wählen, an dass das Dokument angehängt werden soll.

Mit Auswahl eines Dossiers werden Sie anschliessend nach der Berechtigung gefragt.
Dazu stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen wird die Berechtigung des Zielobjekts übernommen. Dies ist empfohlen, da sich sonst die Übersicht über die Berechtigungen der Objekte schnell verliert. Ebenfalls aus Systemgründen führt dies zu sehr erheblichen Rechenaufwänden.
Die 2. Möglichkeit ist eben, dass die bestehenden Berechtigungen übernommen werden. Hier wird jedoch abgeraten.

Mit der Bestätigung durch den Button „Weiter" wird das Dokument an Ihre gewünschte Position verschoben.

Dokument abonnieren

Wenn Sie Informationen zum Verlauf des Dokuments möchten, so gehen Sie auf das Detail des Dokuments und wählen unter dem Button „Mehr" die Funktion „Abonnieren". Sie können sich hier Benachrichtigungen erstellen um über den Verlauf informiert zu werden.

Mit Auswahl dieser Funktion bekommen Sie folgende Maske:


Wählen Sie hierzu die Benachrichtigungsregel aus über was Sie informiert werden wollen. Zudem geben Sie im Nachrichten-Typ an, wie Sie informiert werden wollen.
Zur Auswahl steht:
Mitteilung:
Dazu wird im deskOne eine Mitteilung über das System ausgegeben. Dies können Sie hier abrufen:

E-Mail:
Sie bekommen eine E-Mail auf Ihre eingetragene E-Mail Adresse zugestellt.
Beides:
Sie erhalten eine E-Mail und eine Benachrichtigung im System wird erstellt.

Dokumentenmanagement

In der Geschäftskontrolle ist es wichtig die Anpassungsschritte nachvollziehen zu können. Darum werden Dokumente freigegeben und davon neue Versionen erstellt, um festzuhalten wer was wann daran gemacht hat.
Generelle Handhabung der Dokumente:


Fall A:

  1. Das Dokument kann bearbeitet werden  Mausklick auf das Icon unter "Original"
  2. Das Dokument kann auch nur zum Lesen geöffnet werden  Mausklick auf das Icon unter "Kopie"



Fall B:

  1. Das originale Dokument wurde geöffnet. Das Icon ist grau. Mit dem Mouse-Over zeigt es an von wem das Dokument bearbeitet wird.
  2. Will man das Dokument nur lesen, kann die schreibgeschützte Kopie geöffnet werden  Mausklick auf das Icon unter "Kopie"


Fall C:

  1. Das Dokument ist freigegeben, das Icon unter "Original" ist hellgrau und nicht mehr anwählbar. Für eine Anpassung wird wie bisher eine neue Version erstellt. An diesem Vorgehen hat sich nichts verändert.
  2. Es kann die schreibgeschützte Kopie zum Lesen geöffnet werden  Mausklick auf das Icon unter "Kopie".
  3. Es kann das PDF zum Lesen geöffnet werden  Mausklick auf das Icon unter "PDF".

Dokumente Bearbeiten

Das Icon unter der Spalte "Original" wird angeklickt. Dabei öffnet sich die Datei im Bearbeitungsmodus. deskOne erhält den Status, dass diese Datei nun gesperrt ist. Dies wird dem Benutzer angezeigt.

Mit dem Speichern in Word wird der freie Status dem deskOne zurück gemeldet.

Dokumente Lesen

Möchten sie das Dokument nur lesen, dann öffnen sie die "Kopie". Das ist eine schreibgeschützte Kopie des Dokumentes und so kann das "Original" weiter bearbeitet werden. Es können beliebig viele Instanzen hiervon geöffnet werden.

PDF

Sofern das Dokument freigegeben wurde, ist ein PDF ersichtlich. Dort können Sie die umgewandelten Dateien in Betracht nehmen. Diese sind nicht mehr veränderbar. Es können mehrere Instanzen geöffnet werden. Zudem ist diese Datei in der Dokumentvorschau ersichtlich als Vorschaubild. Das Original ist nun ausgegraut. Es kann nur noch die Kopie und das PDF geöffnet werden.

Dokumente mit neuer Version erstellen

Ist das Dokument freigegeben, muss für eine Anpassung eine neue Version erstellt werden. Gehen sie dazu in das Dokumentendetail und wählen "Neue Version"

Bei der nächsten Auswahl können sie wählen auf welcher "Basis" sie die neue Version haben wollen.Meistens möchte man die bestehende Version anpassen.Dazu wählen sie "Bestehende Datei übernehmen".

Es öffnet sich das Fenster mit den Angaben der neuen Version die sie erstellen wollen.Sie können den Dokumententitel und weitere Angaben für die neue Version eingeben.Bestätigen sie die Anpassungen mit "Weiter".

Sie sehen nun im gleichen Dokumentendetail die neue Versionsnummer. Diese können sie nun mit einem Klick auf das "Original" bearbeiten und speichern. Ist diese Version fertig, wird das Dokument auch wieder freigegeben.


Die Version 1 ist abgeschlossen. Dies kann nur noch lesend geöffnet werden. Dazu wählen sie die Kopie oder das PDF. Möchte man die Version 1 wieder aktivieren, so muss die Version 2 gelöscht werden und das Dokument storniert werden. Danach befindet sich die Version 1 wieder im schreibenden Modus. Diese Variation wird aber in den seltensten Fällen benötigt.

Status Dokumente

Dokumente können folgende Status annehmen:

Status

Beschreibung

In Bearbeitung

Dokument ist noch in Bearbeitung. Die Datei kann Bearbeitet werden.

Freigegeben

Die Version des Dokuments ist freigegeben. Ein PDF wurde automatisch erstellt. Die originale Version ist nicht mehr bearbeitbar. Das Icon dazu ist ausgegraut.

Vorversion

Es handelt sich hier um eine Vorversion.

Archiviert

Noch nicht implementiert

Vernichtet

Noch nicht implementiert