Prozesse


Ein Prozess wird nur benötigt, wenn mit Aktivitäten gearbeitet wird. Der Prozess ist als ein Gefäss für die Aktivitäten zu verstehen.
Ein Prozess fasst eine bestimmte Anzahl Aktivitäten zusammen, die für eine bestimmte Aufgabe abgearbeitet werden müssen.
Z.B. die Erstellung eines Bericht-Dokuments mit den Schritten/Aktivitäten erstellen → prüfen → genehmigen → unterschreiben → versenden entspricht einem Prozess "Bericht erstellen" mit 5 Aktivitäten.

Öffnen des Prozess-Moduls

Um das Modul zu öffnen haben Sie 2 Möglichkeiten.
Entweder gehen sie über die QuickNavigation

oder direkt über das Menü


Suchseite der Prozesse


Mit der Auswahl des Menüpunktes "Prozesse" öffnet sich die Suchseite. Auf der linken Seite ist die Spalte mit den Suchbegriffen, welche zu jederzeit auf die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden können.
Auf der rechten Seite befindet sich die Trefferliste. Dabei stehen über die Buttons mehrere Funktionen zur Verfügung.


Funktionen der Trefferliste

Funktion

Beschreibung

Neu

Neuen Prozess erstellen. Dabei muss ein Dossier neu gewählt werden

Exportieren

Exportieren der Trefferliste nach WYSIWYG Prinzip

Mehr – Spalte hinzufügen

Hier kann der Trefferliste eine Spalte hinzugefügt werden.  

Mehr – Liste wiederherstellenDie Trefferliste wird auf Standard zurückgestellt.
Mehr – Sortierung zurücksetzenDie zuvor vorgenommene Sortierung der Trefferliste wird zurückgesetzt

Ein Permanentlink wird erstellt.

Neuen Prozess erfassen

Prozesse benötigen Sie nur wenn Sie mit Aktivitäten und Geschäften zu tun haben.
Prozesse werden üblicherweise in der Detailansicht eines Dossiers erfasst. Dazu wird die Funktion "Hinzufügen" in der untergeordneten Liste " Prozesse" verwendet.

Je nach Einstellungen und Vorgaben von Workflows wird der Prozess erstellt. Dafür wird man mit mehreren Schritten durch die Erstellung geführt. Die Workflows werden vom Administrator erstellt und zugewiesen.
Nachdem Sie alle Dialoge mit "Weiter" bestätigt haben, ist der Prozess erstellt.


Prozess-Detail


Mit Auswahl eines Prozess aus der Trefferliste können Sie das Detail des Prozess öffnen.

  • Auf der linken Seite wird der Explorer dargestellt. Dieser ermöglicht Ihnen die Struktur und Ablageort des Prozess zu erkennen.
  • Im oberen Teil des Prozess sind die Funktionalitäten vorhanden. Diese sind jedoch abhängig vom Prozessstatus. Daher kann Ihre Anzeige variieren.

Es ist das Register „Details" vorhanden. Dort sind die Eröffnung, der Start, der Abschluss und die Veränderung nachvollziehbar.

Im unteren Teil des Fensters sind die untergeordneten Listen oder Tabs vorhanden.


Funktionen auf dem Detail

Funktion

Beschreibung

<-

Zurück zur letzten Anzeige

Bearbeiten

Diesen Prozess bearbeiten. Diese Funktion wird nur angezeigt, sofern der Prozess noch nicht abgeschlossen ist.

Reaktivieren

Hierüber können Sie einen geschlossenen Prozess wieder reaktivieren. Dieser Menüpunkt wird jedoch nur bei abgeschlossenen Prozessen angezeigt.

Mehr – Prozessart ändern

Die Prozessart kann über diese Funktion verändert werden. Dabei werden sie noch nach der Berechtigung gefragt. ABF empfiehlt die Standardeinstellung

Mehr – Berechtigungen

Sofern die Berechtigung hierfür vorhanden ist, wird dieser Menüpunkt angezeigt. Hierüber können Sie speziell für diesen Prozess die Berechtigung setzen.

Permanentlink erstellen.

Funktionen der untergeordneten Listen

Tab

Beschreibung

Aktivitäten

Anzeige der im Prozess enthaltenen Aktivitäten

Referenzierte Dokumente

Welche Dokumente sind zum Prozess referenziert

Referenzierte Beteiligte

Welche Beteiligte sind zum Prozess referenziert

Bemerkungen

Bemerkungen zum Prozess

Pendenzen

Pendenzen welche in Verbindung zum Dokument stehen.

Kosten

Kosten

Kostenvorgaben

Kostenvorgaben

Status Prozesse

Prozesse können folgende Status annehmen:

Status

Beschreibung

Offen

Prozess ist noch in Bearbeitung.

Abgeschlossen

Prozess ist abgeschlossen.

Archiviert

Noch nicht implementiert