Dossier

In ein Dossier können Dokumente abgelegt werden, die direkt im Zusammenhang mit dem betreffenden Prozess stehen und zu dessen Verarbeitung beitragen oder relevant sind.
Ähnlich der Beschriftung von konventionellen, physisch abgelegten Dossiers, sind elektronische Dossiers mit sogenannten Metadaten zu versehen. Diese bestehen aus:

  • Dossiernummer (wird automatisch von deskOne vergeben)
  • Einem klar verständlichen Titel
  • Einer verantwortlichen Gruppe oder einer Person
  • Einer Dossierklassifizierung (Dossiercode)
  • Bemerkung

Neues Dossier erstellen

Ein neues Dossier kann über das "Menu" zum Objekt "Dossiers" oder über die Schnellnavigation erstellt werden.

Mit "Neu", wird das Anlegen eines neuen Dossiers begonnen.

Im Anschluss wählt man das übergeordnete Objekt aus.

Ordnungsposition oder Dossier

Eine neue Ordnungsposition kann unter dem Dossier-Icon (linker Rand, 2.oberstes Icon) erstellt werden. Es öffnet sich dann die folgende Ansicht. 

Mit Klick auf den "Neu" Button erscheint die folgende Maske.

Alle Kunden, welche Ordnungspositionen im Einsatz haben, können diese Positionen über den Explorer suchen und wählen.
Alle die bis jetzt nicht mit Ordnungspositionen gearbeitet haben werden direkt weiter geleitet ohne diese Auswahlmaske der Ordnungspositionen.

Bei der Wahl von "Dossier" würde man dieses neue Dossier unter ein bestehendes Dossier hängen.


Dossiercode wählen

In der Folge legt man fest, um welche Art von Dossier es sich handeln soll. Je nach OE stehen hier andere zur Auswahl. Dossiercodes können in der Administration erfasst und verwaltet werden.

Die Auswahl mit "Weiter" bestätigen.


Dossier Detail abfüllen

In der nächsten Eingabemaske werden die Informationen zum neuen Dossier abgefüllt. Die Eingabe wird mit "Weiter" bestätigt, womit das neue Dossier angelegt wird.


Dossier bearbeiten

Ein Dossier kann in der Detailansicht mit dem "Bearbeiten"-Button bearbeitet werden oder auch auf der Trefferliste nach der Suche in der Quick-Liste (linker Rand).

Der Button "Bearbeiten" führt zur Eingabemaske in der man die gewünschten Änderungen vornehmen kann.
Dabei können die folgenden Felder verändert werden:

  • Dossiertitel
  • Gruppe
  • Sachbearbeiter
  • Bemerkung

Diese Veränderung wird in der Registerkarte „Details" protokoliert.


Bemerkungen

Das Feld Bemerkungen hat einen Zusammenhang mit der untergeordneten Liste Bemerkungen. Die eingetragene Bemerkung wird in dieser Liste abgelegt.


Bei einer Mutation im Detail des Dossiers wird der Bemerkungstext im Tab "Bemerkungen" mit verändert. Im gleichen Zug kann auch die Bemerkung im Tab mit klick auf den Stift oder im Detail der Bemerkung bearbeitet werden 


Im Tab "Bemerkung" können unter der Aktion "Hinzufügen" auch neue Bemerkungen erfasst werden.


Mit dem Neueintrag einer Bemerkung wird die neuste Bemerkung im Detail des Dossiers angezeigt.


Wenn diese Bemerkung im Bearbeitungsmodus des Dossiers bearbeitet wird, so wird diese auch in der untergeordneten Liste wieder verändert.


Dossiercode ändern

Über die Bearbeitungsmaske lässt sich der Dossiercode nicht ändern. Dazu ist im Detail des Dossiers der Button „Mehr" und die untergeordnete Aktion „Dossiercode ändern" auszuwählen.

Mit Auswahl dieser Funktion öffnet sich die Maske zur Auswahl des Dossiercodes.

Über die Dropdownbox kann der neue Code ausgewählt werden. Zudem wird nach der Berechtigung gefragt. Dazu stehen 2 Möglichkeiten zur Verfügung: Zum einen wird die Berechtigung des Zielobjekts übernommen. Dies ist empfohlen, da sich sonst die Übersicht über die Berechtigungen der Objekte schnell verliert. Ebenfalls aus Systemgründen führt dies zu sehr erheblichen Rechenaufwänden.
Zum anderen können die bestehenden Berechtigungen übernommen werden. Davon wird jedoch abgeraten.
Mit Betätigung des Speichern-Buttons erhält das Dossier den neuen Dossiercode.


Dossier erledigen

Dossier erledigen erfolgt über den Button "Erledigen" in der Detailansicht des Dossiers.

Ein Dossier kann erst erledigt werden, wenn alle Unterobjekte ebenfalls erledigt und freigegeben wurden, wie das Beispiel am Dokument, welches den Status „Freigegeben" hat, zeigt.
Um das Dossier zu erledigen kann ein Abschlussvermerk und Abschlusscode eingegeben werden.

Sind diese Angaben gemacht kann mit einem Klick auf "Weiter" das Dossier abgeschlossen werden. Mit "Abbrechen" kann man diesen Vorgang jederzeit abbrechen.
Das Dossier hat nun den Status "Abgeschlossen"


Dossier Reaktivieren

Unter "Mehr" ist die Funktion "Reaktivieren".

Das Dossier wird wieder in den Status „Offen" gesetzt. Sobald diese Funktion ausgeführt wurde, wird dies im Statusverlauf angezeigt.

Wenn nun das Dossier nach der Bearbeitung wieder abgeschlossen wird, öffnet sich die Eingabemaske für den Abschluss. Die zumal eingetragenen Werte sind hier noch gespeichert und können wieder verwendet werden. Diese können aber auch bei Bedarf verändert werden.


Dossier kopieren

Um ein bestehendes Dossier zu kopieren kann im Detail des Dossiers unter dem Button „Mehr" die Funktion „Kopieren" ausgewählt werden.

Mit Auswahl dieser Funktion wird die Dossiererstellungsmaske angezeigt. In dieser werden die Werte des originalen Dossiers schon vorab eingetragen. Diese können abgeändert werden.

Mit dem Button „Weiter" wird das Dossier gespeichert und in derselben Struktur wie das Originale abgelegt. Sollte die Position nicht stimmen so können Sie dies über die Verschiebefunktion an eine andere Position verlegen.


Dossier abonnieren

Um über das Dossier auf dem Laufenden zu bleiben gibt es die Möglichkeit, dies zu abonnieren. So werden Informationen über Veränderungen verschickt.
Dies kann im Dossierdetail unter dem Button "Mehr" mit der Aktion "Abonnieren" eingestellt werden.  

Mit Auswahl dieser Funktion erscheint folgende Maske:


Hier kann die Benachrichtigungsregel, sprich über was informiert werden soll, sowie der Nachrichten-Typ, also auf welche Art informiert werden soll, angegeben werden.
Zur Auswahl steht:
Mitteilung:
Dazu wird im deskOne eine Mitteilung über das System ausgegeben. Dies kann hier (rechte obere Ecke) abgerufen werden:

E-Mail:
Es wird eine E-Mail auf die eingetragene E-Mail Adresse zugestellt.
Beides:
Es wird eine E-Mail gesendet und eine Benachrichtigung im System erstellt.

Hinzufügen von Dokumenten

Um ein Dokument dem Dossier hinzuzufügen gibt es mehrere Möglichkeiten.

Drag&Drop

Aus dem FileExplorer können ein oder mehrere Dokumente mit der Maus via Drag& Drop auf das Detail des Dossiers gezogen werden.

Hinzufügen

Die Funktion "Hinzufügen" in der untergeordneten Liste "Dokumente" im Detail des Dossiers hat, wenn noch kein Dokument im Dossier abgelegt ist, die folgenden zusätzlichen Funktionen.


Funktion

Beschreibung

Datei hochladen

Das neue Dokument basiert auf einem bereits vorhandenen und gespeicherten Dokument, welches in der Folge hochgeladen werden kann.

Nach Vorlage erstellen

Es wird ein neues Dokument erstellt, dem eine deskOne-Vorlage zu Grunde liegt.

Kommentareintrag erstellen

Es wird ein Dokument erstellt, bei dem nur Metadaten erfasst werden.

Papierdokument referenzieren

Es wird ein physisches Dokument referenziert.

Die weiteren Schritte entnehmen Sie bitte aus dem Kapitel 9 „Dokumente".


Trefferliste der Dossiers

Wird die Suche der Dossiers ausgeführt, so erscheint auf der rechten Seite die Trefferliste.
Dort sind folgende Funktionen erhalten:

Funktion

Beschreibung

Aktionen - Verschieben

Das Dossier kann einem anderen Dossier untergeordnet werden.

Aktionen - Inhalt verschiebenVerschiebt die Inhalte des Dossiers
Aktionen - LöschenLöscht das Dossier

Neu

Neuerstellung eines Dossier

Exportieren

Exportieren der Trefferliste nach WYSIWYG Prinzip

Mehr - Dokument-Vorschau

Anzeige der Dokumente als Vorschau

Mehr - Spalte hinzufügenHinzufügen einer Trefferspalte
Mehr - Liste wiederherstellenTrefferliste auf Standard zurücksetzen
Mehr - Sortierung zurücksetzenSortierung wird zurückgesetzt

Permanentlink erstellen

Verschieben von Dossier

Ein ausgewähltes Dossier kann mit der Aktion "Verschieben" an eine andere Position verschoben werden. 

Dabei wird gefragt, ob das Dossier an ein anderes Dossier verschoben werden soll oder es direkt an eine Ordnungsposition angehängt werden soll.

Je nach Auswahl erhalten Sie die Suchmaske des Dossiers oder der Ordnungsposition. Es werden nur die Dossiers angezeigt, welche auch aufgrund der Einstellungen überhaupt möglich sind, das Dossier anhängen zu können.

Es kann aber auch über den Explorer nach einem geeigneten Dossier gesucht werden.

In diesem Explorer werden ebenfalls nur Dossiers aufgelistet, welche in der Lage sind, ein Dossier anzuhängen.

Mit der Bestätigung auf ein Dossier wird das zuvor ausgewählte Dossier hierher verschoben. Dies geschieht im Hintergrund. Sobald das Dossier erfolgreich verschoben wurde, wird über eine E-Mail informiert.

Verschieben vom Inhalt des Dossiers

Soll nur der Inhalt des Dossiers an ein anderes Dossier verschoben werden, geht das mit der Aktion "Inhalt verschieben" unter dem Button "Aktionen".

Das Dossier bleibt bestehen, nur der Inhalt wird dabei an das gewählte Dossier verschoben.
Mit der Auswahl der Aktion erscheint die Dossier-Suchmaske und wie im oberen Teil beschrieben, die Auswahl für den Explorer.

Mit Auswahl eines Dossiers wird nach der Berechtigung gefragt.
Dazu stehen 2 Möglichkeiten zur Verfügung: Zum einen kann die Berechtigung des Zielobjekts übernommen werden. Dies ist empfohlen, da sich sonst die Übersicht über die Berechtigungen der Objekte schnell verliert. Ebenfalls aus Systemgründen führt dies zu sehr erheblichen Rechenaufwänden. Zum anderen können die bestehenden Berechtigungen übernommen werden. Davon wird jedoch abgeraten.

Durch bestätigen des Buttons „Weiter" wird der Inhalt des Dossiers an das ausgewählte Dossier verschoben.

Dokument-Vorschau

Mit der Auswahl der Dokumentvorschau werden alle Dokumente angezeigt welche zu den Dossiers gehören, die in der Trefferliste angezeigt werden. Um diese Funktion ("Dokument-Vorschau) befindet sich unter dem Button "Mehr".


Die Dokument-Vorschau hat folgendes Aussehen:

Ein Klick auf den Dossiertitel führt direkt zum Detail des Dossiers. Dasselbe geschieht beim Klick auf den Dokumenttitel. Mit Klick auf einen Treffer kann die Vorschau geöffnet werden. So erhält man einen Überblick über die Dokumente.

Quick-Actions

Auf der Trefferliste gibt es die Möglichkeit Funktionen direkt aufzurufen, ohne vorher das Detail aufrufen zu müssen. Diese befinden sich unter den 3 Punkten (Listen-Aktionen) am rechten Rand der Trefferliste.

Je nach Status des Objekts wird hier ein Menü mit den Funktionalitäten angezeigt.
Beispiel eines Dossiers mit dem Status "Offen":

Beispiel eines Dossiers mit dem Status "Abgeschlossen":

Mit dem Stift welcher sich ebenfalls in der Trefferliste befindet, kann ein offenes Dossier direkt bearbeiten werden.
Bei einem abgeschlossenen Dossier wird diese Funktion ausgegraut dargestellt.


Status Dossier

Dossiers können folgende Status annehmen:

Status

Beschreibung

Offen

Dossier ist in Bearbeitung. Objekte können hinzugefügt werden

Sistiert

Noch nicht implementiert

Abgeschlossen

Dossier ist abgeschlossen. Keine Objekte können hinzugefügt werden

Archiviert

Noch nicht implementiert

Vernichtet

Noch nicht implementiert