Dokumente


Gängige Formate sind:

  • Text oder Word Dateien mit der Endung doc, docx, dot, txt
  • Portable, komprimierte Dateien wie PDF
  • Kalkulationstabellen oder auch Excel Dateien xsl, xslx, xlt, csv
  • Bilddateien im Format tif, jpg, gif, png

Öffnen des Dokument-Moduls

Um das Modul zu öffnen gibt es 2 Möglichkeiten:

Entweder über die Quick Navigation...

...oder direkt über das Menü.


Suchseite Dokumente


Mit dem Öffnen des Menüpunktes der Dokumente erscheint die Suchseite. Auf der linken Seite ist die Spalte mit den Suchbegriffen, welche jederzeit auf persönliche Bedürfnisse angepasst werden können. Auf der rechten Seite befindet sich die Trefferliste. Über diverse Buttons stehen hier mehrere Funktionen zur Verfügung. Sobald ein oder mehrere Dokumente angewählt ist, wird der Button mit den Aktionen aktiv. Darunter befinden sich die Multiactions, welche auf mehrere Dokumente gleichzeitig angewandt werden können.


Funktionen der Trefferliste

Funktion

Beschreibung

Aktionen – E-Mail senden

Datei(en) wird als Email versandt.

Aktionen – Verschieben

Die Dokumente können an eine andere Position verschoben werden.

Aktionen – Löschen

Die gesamten Dokumente mit Datei werden vom System gelöscht. ACHTUNG: Diese Aktion kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Aktionen – Freigeben

Diese Dokumente werden freigeben. Ein PDF wird erstellt und das Datei Original ausgegraut. Lesemodus in der Kopie noch möglich.

Neu

Neues Dokument erstellen. Dabei muss ein Dossier neu gewählt werden

Exportieren

Exportieren der Trefferliste nach WYSIWYG Prinzip

Mehr – Spalte hinzufügen

Hier kann der Trefferliste eine Spalte hinzugefügt werden.  

Mehr – Liste wiederherstellenDie Trefferliste wird auf Standard zurückgestellt.
Mehr – Sortierung zurücksetzenDie zuvor vorgenommene Sortierung der Trefferliste wird zurückgesetzt

Ein Permanentlink wird erstellt.

Des Weiteren können unter "Listen-Aktionen" (drei Punkte rechts) der Trefferliste Funktionen ausgeführt werden, die in Abhängigkeit zum Status des Dokuments sind. 


Hier ein Beispiel für ein freigegebenes Dokument. Mit der Aktion "Stornieren" können freigegebene Dokumente wieder in den Bearbeitungsstatus gewechselt werden.

Hier ein Beispiel für ein Dokument in Bearbeitung.


Neues Dokument erstellen

Ein neues Dokument anlegen geht entweder über die Schnellleiste zum Objekt "Dokument" und dann in der erschienenen Maske auf "Neu"…

Aus der Trefferliste:

Aus dem Detail:

… oder im Detail des Dossiers im Tab "Dokumente" ein neues Dokument mit "Hinzufügen" anhängen.
… oder im Detail des Dossiers die Funktion mit Drag&Drop.

… oder im Prozessdetail im Tab "Referenzierte Dokumente" mit der Aktion "Hinzufügen" ein Dokument unter den Prozess anhängen.
Dort können Dokumente eingebunden werden, welche am übergeordneten Dossier angehängt sind, oder eine Referenz auf ein neues Dokument erstellt werden, welches ebenfalls im übergeordneten Dossier gespeichert wird.
Zudem kann ein Dokument über die Drag&Drop-Funktion hier ebenfalls eingebunden werden.

… oder um im Detail der Aktivität unter "Neues Dokument" ein Dokument mitzugeben.
Ebenfalls wie im Prozess werden hier die Dokumente referenziert. Neue Dokumente können erstellt werden welche sich am Dossier befinden. Die Drag&Drop Funktion ist hier ebenfalls vorhanden.

Hinweis:
Mit Klick auf "Durchsuchen" werden alle Dokumente aufgelistet die nur in diesem übergeordneten Dossier vorhanden sind.
Mit Klick auf "Hinzufügen"erscheint die Auswahl derjenigen Dokumente, die zuvor im Dossier (oberste Stufe) erfasst worden sind.
Mit der Checkbox kann ein Dokument ausgewählt werden. Bei der Aktion "Neu" wird nach der Dokumenterstellungsart gefragt und das Dokument dann auf diese Art erstellt. Danach ist das Dokument im Detail der Aktivität im Tab "Referenzierte Dokumente" abgelegt.


Funktion

Beschreibung

Datei hochladen

Das neue Dokument basiert auf einem bereits vorhandenen und gespeicherten Dokument, welches man in der Folge hochladen kann.

Nach Vorlage erstellen

Es wird ein neues Dokument erstellt, dem eine deskOne-Vorlage zu Grunde liegt.

Kommentareintrag erstellen

Es wird ein Dokument erstellt, bei welchem nur Metadaten erfasst werden.

Papierdokument referenzieren

Es wird ein physisches Dokument referenziert.

Hinweis

  • Um aus Outlook direkt ein Drag&Drop durchführen zu können muss ein Addin installiert werden. easyLink.Setup32.msiMit diesem Addin hat man die Möglichkeit ein Email direkt aus Outlook mit der Maus in deskOne verschieben zu können.
  • Gescannte Dateie können mit dem easyLink in deskOne gespeichert werden. Die Beschreibung finden Sie im Kapitel „easyLink".
  • Die automatische Übernahme von Email aus Outlook in deskOne ist momentan noch nicht verfügbar. Dies wird aber voraussichtlich in der nächsten Version verfügbar sein


Dokument-Detail


Mit Auswahl eines Dokuments aus der Trefferliste wird das Detail des Dokumentes geöffnet.

  • Auf der linken Seite wird der Explorer dargestellt. Dieser ermöglicht Ihnen die Struktur und Ablageort des Dokuments zu erkennen.
  • Im oberen Teil des Dokuments sind die Funktionalitäten vorhanden. Diese sind jedoch abhängig vom Dokumentstatus. Daher kann Ihre Anzeige variieren.
  • Im Detail des Dokuments sind die Metadaten vorhanden, so wie die Verlinkung auf die Datei.
  • Die Datei teilt sich auf in 3 Bereiche
    • Original -> Hier werden Änderungen vorgenommen sofern das Dokument nicht freigegeben wurde. Ist diese Datei in Bearbeitung durch einen Benutzer, so wird dies hier angezeigt.
    • Kopie -> Ist nur für den Lesemodus. Die Weiterverarbeitung ist nicht blockiert.
    • PDF -> Umgewandeltes Dokument in PDF, sofern das Dokument freigegeben ist.


Im Register „Details" sind die Eröffnung und die Veränderung aufgeführt.
Das Register „Offerte" ist ein Zusatzinformationsfeld. Felder wie diese können vom Administrator des Systems eingebracht werden.

Im unteren Teil des Fensters sind die untergeordneten Listen oder Tabs vorhanden.

Tab

Beschreibung

Versionen

Anzeige aller Versionen zum Dokument

Beteiligte

Beteiligte zum Dokument werden dargestellt

Referenzierte Aktivitäten

Welche Aktivitäten sind zum Dokument referenziert

Objektverbindungen

Anzeige aller verbundenen Objekte zum Dokument

Pendenzen

Pendenzen welche in Verbindung zum Dokument stehen

Funktionen auf dem Detail (wenn Dokument nicht Freigegeben)

Funktion

Beschreibung

Zurück zur letzten Anzeige

Neu

Neues Dokument erstellen. Dabei muss ein Dossier neu gewählt werden

Bearbeiten

Dieses Dokument bearbeiten

Freigeben

Dieses Dokument freigeben. Ein PDF wird erstellt und das Datei Original ausgegraut. Der Lesemodus in der Kopie ist noch möglich.

Datei – Datei ersetzen

Die bestehende Datei wird durch eine neue Datei ersetzt. Dabei werden die Metadaten nicht verändert

Datei – Datei löschen

Datei wird gelöscht. Das Dokument mit den Metadaten bleibt erhalten.

Datei – Datei Link erstellen

Ein Link zu dieser Datei wird erstellt. Anhand des Links kann ein Download auf diese Datei durchgeführt werden

Datei – Sperren zur Anzeige

Die Datei wird zur Anzeige gesperrt und kann nicht mehr zur Ansicht geöffnet werden

Datei – Sperren zur Bearbeitung

Datei kann von anderen Benutzer nicht bearbeitet werden. Somit kann Offline an dieser Datei gearbeitet werden und durch ein erneutes Einspielen in das System wieder aktualisiert werden.

Mehr – E-Mail senden

Datei wird als E-Mail versandt.

Mehr – Dokumentcode ändern

Der Dokumentcode kann über diese Funktion verändert werden. Dabei werden sie noch nach der Berechtigung gefragt. ABF empfiehlt die Standardeinstellung

Mehr – Kopieren

Dokument wird kopiert.

Mehr – Verschieben

Das Dokument kann an eine andere Position verschoben werden.

Mehr – Abonnieren

Benachrichtigung zu Änderungen am Dokument. Momentan gibt es die Benachrichtigung, sofern eine neue Version des Dokuments erstellt wurde.

Mehr – Berechtigungen

Sofern die Berechtigung hierfür vorhanden ist wird dieser Menüpunkt angezeigt. Hierüber können Sie speziell für dieses Dokument die Berechtigung setzen.

Mehr – Freigabe für PortalbenutzerDieses Dokument wird an einen Benutzer mit limitierter Lizenz freigegeben.

Mehr – Löschen

Das gesamte Dokument mit Datei wird vom System gelöscht. Achten Sie darauf, dass dies nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.

Permanentlink erstellen. Siehe folgendes Kapitel (Link zu einem Dokument)

Datei ersetzen

Soll die bestehende Datei ersetzt werden, geht das im Detail des Dokumentes unter der Aktion "Detail" mit der Funktion "Datei ersetzen".

Es öffnet sich diese Auswahlmaske in der folgende Optionen zur Verfügung stehen:

Mit Auswahl des Punkts „Neue Datei hochladen" öffnet sich die Dateiauswahl:

Wählen Sie Ihre Datei aus und bestätigen Sie diese Eingabe mit dem Button „Weiter". Die bestehende Datei im Dokument wird durch diese ausgewählte Datei ersetzt.

Datei Löschen

Wenn Sie diese Datei löschen möchten, so gehen Sie auf das Detail des Dokuments und wählen unter dem Button „Datei" die Funktion „Datei löschen".
Beachten Sie hierbei, dass die Datei unwiderruflich gelöscht wird und keine Möglichkeit zur Wiederherstellung existiert.

E-Mail senden

Im Detail des Dokumentes unter "Mehr" →  "E-Mail senden" kann die Datei direkt aus deskOne via E-Mail versendet werden.

Mit dieser Funtkion öffnet sich die Auswhalseite der Empfängeradressen. 

Hier besteht die Möglichkeit eine Adresse zu wählen an die die E-Mail gesendet werden soll. Die E-Mailadresse kann auch manuell eingegeben werden, unter "Keine Auswahl".

Mit der Auswahl der gewünschten Adresse oder dem Button" Keine Auswahl" öffnet sich die folgende Maske. Hier besteht die Möglichkeit die Anhänge noch zu selektieren und zu unterst mit einer Checkbox die Möglichkeit zur Angabe, ob diese Email als Dokument im System abgelegt werden soll. Nach der Eingabe kann die Email versendet werden.

Dokumentcode ändern

Soll der Dokumentcode geändert werden, geht das im Detail des Dokumentes unter "Mehr" → "Dokumentcode ändern".  

Mit Auswahl der Funktion erscheint die Eingabemaske zur Änderung. Zudem wird nach der Berechtigung gefragt. ABF empfiehlt die Berechtigung vom Zielobjekt zu übernehmen.

Link zu einem Dokument

Im Detail eines Dokumentes können direkte Links zu diesem generiert werden.



Link-Typ

Beschreibung

Link auf diese Version

Die von Ihnen geöffnete Version wird hier im Link verknüpft. Unabhängig von Status oder Version

Link auf die aktuellste Version

Die aktuellste Version des Dokuments ist mit diesem Link verknüpft

Link auf die zuletzt freigegebene Version

Die zuletzt freigegebene Version des Dokuments ist mit diesem Link verknüpft

Dokument kopieren

Um ein Dokument zu kopieren ist unter dem Button "Mehr" die Funktion "Kopieren" auszuwählen.

Mit der Auswahl eröffnet sich die Möglichkeit ein Dossier zu wählen, an welches das Dokument angehängt werden soll.

Hierzu kann die Auswahl über die Dossiersuche oder über den Explorer getroffen werden, um den Ort für das Dokument zu finden. Danach öffnet sich die Bearbeitungsmaske des Dokuments. Die Metadaten des kopierten Dokuments werden übernommen. Diese können nun abgeändert werden. Zudem kann gewählt werden, ob eine Verwandtschaft zum kopierten Dokument erstellt werden soll.

Mit der Bestätigung durch den Button „Weiter" wird das Dokument an die gewählte Dossierposition erstellt.

Dokument verschieben

Soll ein Dokument verschoben werden, geht das im Detail des Dokumentes unter dem Button "Mehr" → "Verschieben".

Mit der Auswahl eröffnet sich die Möglichkeit ein übergeordnetes Dossier oder Aktenzeichen zu wählen, an dass das Dokument angehängt werden soll.

Nach der Auswahl eines Dossiers wird anschliessend nach der Berechtigung gefragt.
Dazu stehen 2 Möglichkeiten zur Verfügung: Zum einen wird die Berechtigung des Zielobjekts übernommen. Dies ist empfohlen, da sich sonst die Übersicht über die Berechtigungen der Objekte schnell verliert. Ebenfalls aus Systemgründen führt dies zu sehr erheblichen Rechenaufwänden.
Zum anderen können die bestehenden Berechtigungen übernommen werden. Hier wird jedoch abgeraten.

Mit der Bestätigung durch den Button "Weiter" wird das Dokument an die gewünschte Position verschoben.

Dokument abonnieren

Um Informationen zum Verlauf des Dokuments zu erhalten muss im Detail des Dokuments unter dem Button „Mehr" die Funktion „Abonnieren" gewählt werden. Hier können Benachrichtigungen erstellt werden, um über den Verlauf informiert zu werden.

Mit Auswahl dieser Funktion öffnet sich folgende Maske:

Hier kann die Benachrichtigungsregel, sprich über was informiert werden soll, sowie der Nachrichten-Typ, also die Art wie informiert werden soll (Mitteilung, E-Mail, Beides), gewählt werden.
Zur Auswahl steht:
Mitteilung:
Dazu wird im deskOne eine Mitteilung über das System ausgegeben. Dies kann hier abgerufen werden:

E-Mail:
Es wird eine E-Mail auf die eingetragene E-Mail Adresse zugestellt.
Beides:
Es wird eine E-Mail versendet und eine Benachrichtigung im System erstellt.

Dokumentenmanagement


In der Geschäftskontrolle ist es wichtig die Anpassungsschritte nachvollziehen zu können. Darum werden Dokumente freigegeben und davon neue Versionen erstellt, um festzuhalten wer was wann daran gemacht hat.
Generelle Handhabung der Dokumente:

Fall A:

  1. Das Dokument ist freigegeben, das Icon unter "Original" ist hellgrau und nicht mehr anwählbar. Für eine Anpassung wird wie bisher eine neue Version erstellt. An diesem Vorgehen hat sich nichts verändert.
  2. Es kann die schreibgeschützte Kopie zum Lesen geöffnet werden → Mausklick auf das Icon unter "Kopie".
  3. Es kann das PDF zum Lesen geöffnet werden → Mausklick auf das Icon unter "PDF".


Fall B:

  1. Das Dokument kann bearbeitet werden → Mausklick auf das Icon unter "Original"
  2. Das Dokument kann auch nur zum Lesen geöffnet werden → Mausklick auf das Icon unter "Kopie"


Fall C:

  1. Das originale Dokument wurde geöffnet. Das Icon ist grau. Mit dem Mouse-Over zeigt es an von wem das Dokument bearbeitet wird.
  2. Will man das Dokument nur lesen, kann die schreibgeschützte Kopie geöffnet werden →  Mausklick auf das Icon unter "Kopie"


Dokumente Bearbeiten

Das Icon unter der Spalte "Original" wird angeklickt. Dabei öffnet sich die Datei im Bearbeitungsmodus. deskOne erhält den Status, dass diese Datei nun gesperrt ist. Dies wird dem Benutzer angezeigt.

Mit dem Speichern in Word wird der freie Status dem deskOne zurück gemeldet.

Dokumente Lesen

Geht es nur darum das Dokument zu lesen, dann muss das Icon unter "Kopie" angewählt werden. Das ist eine schreibgeschützte Kopie des Dokumentes und so kann das "Original" weiter bearbeitet werden. Es können beliebig viele Instanzen hiervon geöffnet werden.

PDF

Wenn ein Dokument freigegeben wurde, wird vom System automatisch ein PDF erstellt. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Dort können die umgewandelten Dateien in Betracht genommen werden. Diese sind nicht mehr veränderbar! Es können davon mehrere Instanzen geöffnet werden. Zudem ist diese Datei in der Dokumentvorschau ersichtlich als Vorschaubild. Das Original ist nun ausgegraut und es kann nur noch die Kopie und das PDF geöffnet werden.

Dokumente mit neuer Version erstellen

Ist das Dokument freigegeben, muss für eine Anpassung eine neue Version erstellt werden. Das geht im Dokumentendetail unter "Neue Version" in der untergeordneten Liste "Versionen". 

Unter der Aktion "Neue Version" erscheinen die folgenden Multiactions. Mit diesen wird entschieden auf welcher "Basis" die neue Version gespeichert werden soll. Meistens möchte man die bestehende Version anpassen. Das geht unter "Bestehende Datei übernehmen".

Darauf öffnet sich das Fenster mit den Angaben der neuen Version die erstellt werden soll. Hier können der Dokumententitel und weitere Angaben für die neue Version eingegeben werden. Bestätigt werden die Anpassungen mit "Weiter".

Nun ist im gleichen Dokumentendetail die neue Versionsnummer ersichtlich. Diese kann nun mit einem Klick auf das Icon unter "Original" im Tab "Versionen" bearbeitet und gespeichert werden. Ist diese Version fertig, wird das Dokument auch wieder freigegeben.

Die Version 1 ist somit abgeschlossen und kann nur noch lesend als Kopie oder PDF geöffnet werden. Möchte man die Version 1 wieder aktivieren, so muss die Version 2 gelöscht und das Dokument storniert werden. Danach hat die Version 1 wieder den Status "In Bearbeitung". Diese Variation wird aber in den seltensten Fällen benötigt.


Status Dokumente

Dokumente können folgende Status annehmen:

Status

Beschreibung

In Bearbeitung

Dokument ist noch in Bearbeitung, die Datei kann bearbeitet werden.

Freigegeben

Die Version des Dokuments ist freigegeben und ein PDF wurde automatisch erstellt. Die originale Version ist nicht mehr bearbeitbar. Das Icon dazu ist ausgegraut.

Vorversion

Es handelt sich hier um eine Vorversion.

Archiviert

Noch nicht implementiert

Vernichtet

Noch nicht implementiert