Aktivitäten

Öffnen des Aktivitäten-Moduls

Um das Modul zu öffnen gibt es 2 Möglichkeiten:

Entweder gehen über die QuickNavigation...

...oder direkt über das Menü.


Suchseite der Aktivitäten

Der Menüpunkt "Aktivitäten" führt zur Suchseite. Am linken Rand ist eine Spalte mit den Suchbegriffen, die jederzeit auf die persönlichen Bedürfnisse des Benutzers angepasst werden können. Daneben befindet sich die Trefferliste der Suche. Ihnen stehen dabei über die Buttons mehrere Funktionen zur Verfügung. Sobald sie ein oder mehrere Aktivitäten angewählt haben, wird der Button mit den Aktionen aktiv. Darunter befinden sich die Multiactions, welche auf mehrere Aktivitäten gleichzeitig angewandt werden können.


Funktionen der Trefferliste

Funktion

Beschreibung

Aktionen – Löschen

Die Aktivitäten werden gelöscht.

Aktionen – Freigeben

Die Aktivitäten werden zur Bearbeitung freigegeben

Aktionen – Erledigen

Die Aktivitäten werden als erledigt gekennzeichnet.

Neu

Neue Aktivität erstellen.

Exportieren

Exportieren der Trefferliste nach WYSIWYG Prinzip

Mehr – Spalte hinzufügen

Hier kann der Trefferliste eine Spalte hinzugefügt werden.  

Mehr – Liste wiederherstellenDie Trefferliste wird auf Standard zurückgestellt.
Mehr – Sortierung zurücksetzenDie zuvor vorgenommene Sortierung der Trefferliste wird zurückgesetzt.

Ein Permanentlink wird erstellt.

Des Weiteren können unter "Listen-Aktionen", das sind die drei Punkte ganz Rechts in der Trefferliste, Funktionen ausgeführt werden die in Abhängigkeit zum Status der Aktivität sind. 


Hier ein Beispiel für eine abgeschlossene Aktivität

Und ein Beispiel für eine offene Aktivität


Neue Aktivität erfassen

Auf der Trefferliste gibt es die Möglichkeit durch den Button „Neu" eine Aktivität zu erfassen.

Mit Auswahl des Buttons „Neu" werden sie nach dem übergeordneten Objekt gefragt, an welchem die Aktivität erstellt werden soll.

Unter Prozess können nun Aktivitäten erfasst werden. Im Prozessdetail befindet sich ein Tab "Aktivitäten" und in diesem Tab die Aktion "Hinzufügen".

Hier sind alle Workflows (Laufwege), falls für Ihren Bereich welche erstellt wurden, aufgelistet.

Nachdem ein Eintrag ausgewählt worden ist, wird eine Aktivität erstellt.
Nun können unter dem Tab "Referenzierte Dokumente" Dokumente hinzugefügt werden, die direkt mit der Aktivität dem "Empfänger" mitgegeben werden sollen.
Dies kann ein neu erstelltes Dokument sein oder eines aus dem übergeordneten Dossier.


Aktivitäten erledigen und Geschäftsvorfall abschliessen

Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, wird der Status der Aktivität auf "Erledigt" geändert. Dies geschieht im Detail der Aktivität entweder über "Erledigen" (Bild a) oder über "Listen-Aktionen" (Bild b) am rechten Rand. 

a. Erledigen Button

b. Listen-Aktionen

In der folgenden Maske können Auswahlen getroffen und Aktivitäten erledigt werden.

Nun kann auch der Prozess und das Dossier, sofern es keine weiteren Aktionen in diesem Dossier gibt, erledigt werden.

Aktivität-Detail


Mit der Auswahl einer Aktivität aus der Trefferliste wird das Detail der Aktivität öffnen.

  • Auf der linken Seite befindet sich der Explorer. Dieser zeigt die Struktur und Ablageort der Aktivität.
  • Im oberen Teil der Aktivität sind die Funktionalitäten. Da diese jedoch abhängig vom Aktivitätsstatus sind, kann Ihre Anzeige variieren.

Dann gibt es im Aktivitätsdetail das Register „Details". Dort sind Eröffnung und Veränderung der Aktion nachvollziehbar.

Im unteren Teil des Fensters sind die untergeordneten Listen oder Tabs.

Funktionen auf dem Aktivität-Detail

Funktion

Beschreibung

Zurück zur letzten Anzeige

Bearbeiten

Diese Aktivität bearbeiten. Diese Funktion wird nur angezeigt, sofern die Aktivität noch nicht abgeschlossen ist.

Erledigen

Die Aktivität erledigen. Hier besteht die Möglichkeit Erledigungsbemerkungen zu verfassen.

Mehr – KopierenDie Aktivität wird kopiert.

Mehr – Abonnieren

Mit Abonnieren wird bei Veränderungen an Aktivitäten der Nutzer darüber informiert.

Mehr – Berechtigungen

Sofern die Berechtigung hierfür vorhanden ist, wird dieser Menüpunkt angezeigt. Hierüber können Sie speziell für diese Aktivität die Berechtigung setzen.

Mehr – Löschen

Hiermit kann die Aktivität gelöscht werden.

Permanentlink erstellen.

Funktionen in der untergeordneten Liste

Tab

Beschreibung

Referenzierte Dokumente

Dokumente die direkt mit der Aktivität zusammenhängen

Bemerkungen

Bemerkungen zur Aktivität

Aktivität abonnieren

Um Informationen zum Verlauf einer Aktivität zu erhalten, kann dies im Detail der Aktivität unter dem Button „Mehr" mit Funktion „Abonnieren" eingeschaltet werden. 
 
Mit Auswahl dieser Funktion erscheint folgende Maske:

Hier kann die Benachrichtigungsregel worüber und der Nachrichten-Typ, sprich wie informiert werden soll, festgelegt werden.
Zur Auswahl steht:
Mitteilung:
Dazu wird im deskOne eine Mitteilung über das System ausgegeben. Diese kann mit dem Icon "Mitteilungen" in der rechten oberen Ecke abgerufen werden:

E-Mail:
Sie bekommen eine E-Mail auf Ihre eingetragene E-Mail Adresse zugestellt.
Beides:
Sie erhalten eine E-Mail und eine Benachrichtigung im System wird erstellt.

Status Aktivitäten

Aktivitäten können folgende Status annehmen:

Status

Beschreibung

Offen

Diese Aktivität ist jetzt als Aufgabe zu bearbeiten.

Abgeschlossen

Diese Aktivität ist abgeschlossen.

Geplant

Diese Aktivität ist eine Aufgabe welche im Anschluss an vorhergehende Aktivitäten zu erledigen ist.