Aktivitäten

Öffnen des Aktivitäten-Moduls

Um das Modul zu öffnen haben Sie 2 Möglichkeiten.
Entweder gehen sie über die QuickNavigation

oder direkt über das Menü

Suchseite der Aktivitäten

Mit dem Öffnen des Menüpunkt der Aktivitäten gelangen Sie auf die Suchseite. Auf der linken Seite ist die Spalte mit den Suchbegriffen, die Sie zu jederzeit für Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können. Auf der rechten Seite befindet sich die Trefferliste. Ihnen stehen dabei über die Buttons mehrere Funktionen zur Verfügung. Sobald sie ein oder mehrere Aktivitäten angewählt haben, wird der Button mit den Actions aktiv. Darunter befinden sich die Multiactions, welche auf mehrere Aktivitäten gleichzeitig angewandt werden können.

Funktionen der Trefferliste

Funktion

Beschreibung

Aktionen – Löschen

Die Aktivitäten werden gelöscht.

Aktionen – Freigeben

Die Aktivitäten werden freigegeben

Aktionen – Erledigen

Die Aktivitäten werden erledigt.

Neu

Neue Aktivität erstellen.

Exportieren

Exportieren der Trefferliste nach WYSIWYG Prinzip

Mehr

Spalte hinzufügen -> Hinzufügen einer TrefferspalteListe wiederherstellen -> Trefferliste auf Standard zurückstellenSortierung zurücksetzen -> Sortierung wird zurückgesetzt

Permanentlink erstellen. Siehe folgendes Kapitel (Link zu einem Dokument)


Des Weiteren können Sie noch in der ActionListe der Trefferlist Funktionen ausführen, die in Abhängigkeit zum Status der Aktivität sind. Dieses rufen sie mit den 3 Punkten auf der rechten Seite auf.

Hier ein Beispiel für eine abgeschlossene Aktivität

Hier ein Beispiel für eine offene Aktivität

Neue Aktivität erfassen

Sie haben die Möglichkeit auf der Trefferliste durch den Button „Neu" eine Aktivität zu erfassen.

Mit Auswahl des Buttons „Neu" werden sie nach dem übergeordneten Objekt gefragt, an welchem die Aktivität erstellt werden soll.

Unter dem Prozess können nun Aktivitäten erfasst werden. Klicken Sie auf den Prozess und wählen Sie im Register "Aktivitäten" die Funktion "Hinzufügen".
Hier kommen ihre Workflows (Laufwege) falls für Ihren Bereich welche erstellt wurden.

Nach Auswahl mit Klick auf einen Eintrag wird die Aktivität erstellt.
Nun können Sie unter dem Register "Referenzierte Dokumente" Dokumente hinzufügen, die Sie direkt mit der Aktivität dem "Empfänger" mitgeben wollen. Es kann ein neu erstelltes Dokument sein oder eines aus dem übergeordneten Dossier.

Aktivitäten erledigen und Geschäftsvorfall abschliessen

Wenn Ihre Arbeit gemacht ist, können Sie die Aktivität erledigen. Die geschieht entweder über "Erledigen" im Detail der Aktivität oder über diese drei Punkte am rechten Rand
Erledigen Button


Action-List

In der folgenden Maske können Sie Ihre Auswahl treffen und die Aktivität erledigen.

Sie können nun auch den Prozess und das Dossier erledigen, sofern es keine weiteren Aktionen in diesem Dossier gibt.

Aktivität-Detail

Mit Auswahl einer Aktivität aus der Trefferliste können Sie das Detail der Aktivität öffnen.

  • Auf der linken Seite wird der Explorer dargestellt. Dieser ermöglicht Ihnen die Struktur und Ablageort der Aktivität zu erkennen.
  • Im oberen Teil der Aktivität sind die Funktionalitäten vorhanden. Diese sind jedoch abhängig vom Aktivitätsstatus. Daher kann Ihre Anzeige variieren.

Es ist das Register „Details" vorhanden. Dort sind die Eröffnung und die Veränderung nachvollziehbar.

Im unteren Teil des Fensters sind die Registerkarten vorhanden.

Registerkarte

Beschreibung

Referenzierte Dokumente

Welche Dokumente sind zur Aktivität referenziert

Bemerkungen

Bemerkungen zur Aktivität





Funktionen auf dem Detail

Funktion

Beschreibung

<-

Zurück zur letzten Anzeige

Bearbeiten

Diese Aktivität bearbeiten. Diese Funktion wird nur angezeigt, sofern die Aktivität noch nicht abgeschlossen ist.

Erledigen

Die Aktivität erledigen. Hierzu können Sie Erledigungsbemerkungen setzen

Mehr – Reaktivieren

Hierüber können Sie eine geschlossene Aktivität wieder reaktivieren. Dieser Menüpunkt wird jedoch nur bei einer abgeschlossenen Aktivität angezeigt.

Mehr – Abonnieren

Informationen zu Veränderungen zur Aktivität abonnieren

Mehr – Berechtigungen

Sofern die Berechtigung hierfür vorhanden ist, wird dieser Menüpunkt angezeigt. Hierüber können Sie speziell für diese Aktivität die Berechtigung setzen.

Mehr – Löschen

Hierüber können Sie die Aktivität löschen.

Permanentlink erstellen.


Aktivität abonnieren

Wenn Sie Informationen zum Verlauf der Aktivität möchten, so gehen Sie auf das Detail der Aktivität und wählen unter dem Button „Mehr" die Funktion „Abonnieren". Sie können sich hier Benachrichtigungen erstellen um über den Verlauf informiert zu werden.

Mit Auswahl dieser Funktion bekommen Sie folgende Maske:


Wählen Sie hierzu die Benachrichtigungsregel aus über was Sie informiert werden wollen. Zudem geben Sie im Nachrichten-Typ an, wie Sie informiert werden wollen.
Zur Auswahl steht:
Mitteilung:
Dazu wird im deskOne eine Mitteilung über das System ausgegeben. Dies können Sie hier abrufen:

E-Mail:
Sie bekommen eine E-Mail auf Ihre eingetragene E-Mail Adresse zugestellt.
Beides:
Sie erhalten eine E-Mail und eine Benachrichtigung im System wird erstellt.

Status Aktivitäten

Aktivitäten können folgende Status annehmen:

Status

Beschreibung

Offen

Diese Aktivität ist jetzt als Aufgabe zu bearbeiten.

Abgeschlossen

Diese Aktivität ist abgeschlossen.

Geplant

Diese Aktivität ist eine Aufgabe welche im Anschluss von vorhergehenden Aktivitäten zu erledigen ist.