Adressen

Neue Adresse erstellen

Um neue Adressen zu erstellen gibt es 2 Möglichkeiten:

1.  Über den Menüpunkt der Adressen auf die Trefferliste gehen. Dort befindet sich der Button „Neu".

Dieser „Neu"-Button hat die Besonderheit, dass hier über die Auswahl der Aktion entschieden wird, welchen ADR_TYP (PERSON oder FIRMA) die zu erstellende Adresse haben soll.

Ist pro TYP nur ein Adresscode hinterlegt, kann dadurch die Auswahlmaske für den Typ/Code übersprungen werden. Sind mehrere Codes vorhanden, werden diese als Liste dargestellt.

2.  Die Neuerstellung auf dem Detail der Adresse. Auch hier gibt es diesen „Neu"-Button, welcher die Auswahl für Person oder Firma anbietet.


Adressdetail

Im Adressdetail wird im Feld „Adresse" ein Link auf Google Maps angezeigt.

Die Anzeige in Google wäre hierfür wie folgt:


Kontakt

Die eingetragenen Werte aus den Kontakten sind sofern es sinnvoll ist verlinkt.

  • Mail – MailClient
  • Telefon – Telefon Software
  • URL - Browser

Untergeordnete Listen (Tabs)

Tab "Anschriften"

deskOne unterstützt mehrere Anschriften pro Adresse. Dementsprechend wird das Tab "Anschriften" im Adressdetail eingebunden. Hier können weitere Anschriften von Firmen hinzugefügt werden. Analog dazu ist das Tab "Kontaktpersonen" eingebunden, in dem Anschriften von Kontaktpersonen hinzugefügt werden können.

Im Anschriftsdetail werden die Felder wenn möglich von der Hauptadresse vorabgefüllt (Vorgabewerte). Zusätzlich werden bei Personenanschriften die Firmenfelder in ein Expandable ausgelagert.

Tab "Ablage"

Die darin verbundenen Dossiers und Subdossiers werden hierarchisch angezeigt. In diesem Tab können neue Dossiers über eine Hinzufügen-Aktion mit der entsprechenden Adresse verknüpft werden:
In der Aktion „Hinzufügen" kann entweder mit "Neues Dossier" ein in deskOne noch nicht vorhandenes Dossier hinzugefügt oder mit "Bestehendes Dossier" ein bestehendes Dossier mit der Adresse verknüpft werden. 
In der Aktion „Durchsuchen" wird die gesamte Ablage aufgelistet. Hier kann ein Dossier (als CSV/ PDF/ Excel) exportiert werden
In der Aktion „Mehr" kann nach Bearbeitungen die Liste wieder hergestellt oder die eine allfällige Neusortierung zurückgesetzt werden.

Wenn im Tab "Ablage" noch keine Dossiers abgelegt sind dann enthält die Aktion "Hinzufügen" zusätzlich die Funktion „Dossierstruktur erstellen". Diese Funktion verwendet die eingestellte Dossierstruktur aus dem Administratorbereich und erstellt automatisch eine gesamte Struktur.

Sind mehrere Dossierstrukturen hinterlegt, so erscheint zuerst eine Auswahl.

In die im Tab angezeigten Dossiers können Dokumente per Drag&Drop abgelegt werden.
Zugleich kann über die Listenaktion ein neues Subdossier, neues Dokument oder auch ein neuer Geschäftsvorfall gestartet werden.

Tab "Letzte Dokumente"

In diesem Tab werden die zuletzt erstellte Dokumente angezeigt, welche in einem mit dieser Adresse verbundenen Dossier abgelegt sind. 

Tab "Offene Aktionen"

Wenn in einem Dossier ein Prozess gestartet wird, werden automatisch dem Prozessablauf entsprechend Aktivitäten eröffnet. Die Aktivitäten welche aktuell bearbeitet werden, sind im Adressdetail welchem das Dossier untergeordnet ist im Tab "Offene Aktionen" aufgeführt bis sie erledigt sind. Abgeschlossene Aufgaben wechseln im Dossierdetail den Status von "Offen" zu "Erledigt" und die darauf folgende Aktivität wechseltvon "Geplant" zu "Offen". Ist eine Aktion geplant oder erledigt wird sie im Tab "Offene Aktionen" nicht angezeigt. Man findet sie dann nur im entsprechenden Dossierdetail.

Tab "Journal"

Journale dienen als Notizfunktion. Wird z.B. ein Telefonat geführt, so kann hier eine Notiz zu diesem Gespräch eingetragen werden.

Beim Erstellen eines Journales wird angegeben, um welche Art Gespräch es sich handelt.

In der Journalart ist eine Auswahl für die Details zur Art des Gespräches, z.B. ob es sich um einen eingehenden oder ausgehenden Anruf handelt. Mit Anbindung des ABF Tools iGEKO Connector können auch verpasste Anrufe protokoliert werden. Einträge werden automatisch zu jedem Anruf erstellt, sofern die Telefonnummer in deskOne hinterlegt ist.

Tab "Adressverbindung"

Der Tab "Adressverbindung" ermöglicht es, verschiedene Adressen miteinander zu verknüpfen. Dabei muss die Verbindung in beide Richtungen, sprich von Adresse 1 zu Adresse 2 und umgekehrt bestehen, damit die Verknüpfung Sinn ergibt. Wenn eine Gruppe erstellt wird, können von einer anderen Adresse aus unendlich viele Verbindungen geschaffen werden.

Löschen von Adressen

Sofern es noch keine Verknüpfung zu dieser Adresse gibt lässt sich diese sehr einfach wieder löschen.
Zum einen können diese über die Listenaktionen (die 3 Punkte) am rechten Rand der Trefferliste gelöscht werden

Adressen können aber auch über die Multiactionfunktion gelöscht werden.
Dazu werden aus der Trefferliste die gewünschten Adressen ausgewählt, die gelöscht werden sollen. Der zuvor inaktive Button "Aktionen" wird nun aktiv und die Adressen können per E-Mail gesendet, gelöscht oder deaktiviert werden.

Eine weitere Möglichkeit zum Löschen einer Adresse besteht direkt auf dem Detail der Adresse.


HINWEIS:
Sobald eine Verknüpfung zu dieser Adresse existiert, sprich ein Dossier mit dieser Adresse oder die Adresse mit einer anderen Adresse verbunden ist, kann diese nicht mehr gelöscht werden. Dazu müssen zuerst die Verknüpfungen entfernt werden.

Status Adresse

Adressen können folgende Status annehmen:

Status

Beschreibung

Aktiv

Diese Adresse ist aktiv und kann vom System genutzt werden.

Inaktiv

Diese Adresse ist inaktiv und kann vom System nicht genutzt werden. Eine Adresse wird dann inaktiv gemacht, wenn sie nicht mehr gebraucht wird. Zum Beispiel wenn die Zusammenarbeit mit der Firma der besagten Adresse beendet ist. Wegen der verschiedenen Verknüpfungen innerhalb des Systemes kann man die Adresse nicht löschen. Ebenfalls kann es möglicherweise später wieder von nutzen sein die Adresse noch im System zu haben, falls man Informationen braucht oder einen ähnlichen Fall.
Der Status "Inaktiv" verhindert, dass die Adresse in Zukunft z.B. bei der Suche weiter vorgeschlagen wird und so weitere Verknüpfungen zu der Adresse hergestellt werden.