Workflows

Öffnen des Workflow-Moduls

Das Modul Workflow kann entweder über die Oberfläche...
 
...oder über das Menü geöffnet werden.
 

Suche/Trefferliste

Nach der Auswahl des Workflows erscheint folgende Trefferliste.

In dieser Liste können mit den Funktionen am oberen Rand die Workflows gelöscht, neu erstellt oder exportiert werden. 

Detailansicht

Über die Trefferliste gelangt man zur Detailansicht eines Workflows. Hier sind alle Informationen zum Workflow ersichtlich.
 

Felder

Beschreibung

Bezeichnung

Anzeigetext des Workflows

Kurzname

Mit dem Kurznamen können mehrere Workflows, die zusammen für einen Gesamtprozess benötigt werden, durch einen Kurznamen gruppiert werden um z.B. die Administration der Workflows zu vereinfachen.
z.B.:

  • Bewilligung_BEGINN
  • Bewilligung_PRUEFUNG
  • Bewilligung_ABSCHLUSS

Maximal 40 Zeichen.

Status

Bestimmt ob der Workflow ausgeführt werden kann oder nicht.
Mögliche Werte:
AktivWorkflow kann für die Ausführung ausgewählt werden. (zusätzlich Abhängig von „Gültig ab / Gültig bis")
InaktivWorkflow kann nicht mehr ausgeführt werden. (unabhängig von „Gültig ab / Gültig bis")

Prozesscode

Hier kann der Geschäftsart (Code des Geschäftsvorfalls) vorgegeben werden. Kann die Geschäftsart bereits beim Workflow definiert werden, wird beim Ausführen die Seite mit der Auswahl der Geschäftsart nicht angezeigt und es kann somit ein Ausführungsschritt eingespart werden.
Bei der Startoption „Aktueller Prozess" (siehe Feld „Startoption" im Expandable „Optionen") kann optional trotzdem ein Prozesscode parametriert werden. Wird der Workflow generiert und beim Fehlen eines offenen Geschäftsvorfalls trotzdem ein neuer erstellt, muss die Auswahl der Geschäftsart ebenfalls nicht angezeigt werden.

Gruppe

Vorgabewerte für die Federführende Gruppe und Stellvertretergruppe des Geschäftsvorfalls.

Sachbearbeiter

Vorgabewerte für den federführenden Sachbearbeiter und/oder dessen Stellvertreter des Geschäftsvorfalls.


Registerkarten

Beschreibung

Details

Enthält den Nachweis wer den Workflow erfasst und wer diesen zuletzt mutiert hat. Keine Eingabemöglichkeiten beim Erfassen.

Termine

Bestimmt wie der interne und externe Termin des Geschäftsvorfalls vergeben wird und ob beim Erfassen Änderungen an den vorgegebenen bzw. aufgrund der parametrierten Anzahl Tage berechneten Termine erlaubt sind.

Weitere Textvorgaben

Eingabe der Bezeichnung und der Bemerkung in mehreren Sprache die als Titel und Bemerkungen beim ausführen des Workflows als Vorgabewerte abgefüllt werden.

Register "Weitere Textvorgaben"

 

Felder

Beschreibung

Bezeichnung

Vorgabewerte für die Bezeichnungen des Geschäftsvorfalls für die jeweilige Sprache.
Beim Generieren des Geschäftsvorfalls wird jeweils die Bezeichnung in der Sprache vorgegeben die beim angemeldeten Benutzer eingestellt ist. Bei speziellen Anforderungen von Kunden kann die Auswahl der Sprache jedoch auch von einer anderen Regel abhängig gemacht werden.
Beispiel: Die Bezeichnung in der Sprache vorgeben, die bei einer Adresse hinterlegt ist, die als Beteiligter mit einem bestimmten Beteiligtencode dem Dossier zugeordnet ist.

Bemerkung

Vorgabewerte für das Feld "Bemerkung" mit der Funktionalität analog des Feldes "Bezeichnung"
Wenn das Feld "Bemerkung" in einer Trefferliste als Spalte angezeigt wird, kann mit dem Registrykey "Igeko.Proz.Bem.Maxlength" die Anzahl Zeichen definiert werden die von der Bemerkung in der Trefferliste angezeigt werden.

Register "Termine"

 

Felder

Beschreibung

Geplante Dauer des Prozesses (Tage)

Der externe Endtermin wird aufgrund der eingegebenen Anzahl Tage, basierend auf dem Startdatum berechnet. Das Startdatum ist entweder das aktuelle Datum an dem der Workflow generiert wird, oder kann manuell eingegeben werden falls diese Option parametriert ist (siehe Feld „Startdatum eingeben" unter „Optionen für Aktivitäten").

Änderung erlauben

Funktionsweise wie bei den Feldern für den externen Endtermin, jedoch bezogen auf den internen Endtermin

Untergeordnete Liste des Workflows

 

Listen

Beschreibung

Aktivitäten

Liste der Aktivitäten des Workflows.

Zuordnungen

In diesem Register wird festgelegt in welchem Kontext der Workflow zur Auswahl steht.
Z.B. Auswahl:

  • Nicht auswählbar
  • Auswählbar für alle
  • Auswählbar für Gruppe
  • Auswählbar für Sachbearbeiter

Damit kann die Auswahlmöglichkeit für den Benutzer soweit eingeschränkt werden das in einem bestimmen Kontext nur diejenigen Workflows zur Auswahl stehen, die im konkreten Fall sinnvoll sind.


Aktivitäten des Workflows

Detail Workflow-Aktivität

 

Feld

Beschreibung

Voranzeige

Das Feld bestimmt ob dem Benutzer die Eingabeseite der Aktivität vor dem Speichern angezeigt wird oder nicht um z.B. Angaben zu Ändern oder zu ergänzen. Ist das Feld nicht markiert, wird die Seite trotzdem angezeigt wenn Angaben von Muss-Feldern fehlen oder nicht mehr gültig sind (z.B. ungültiger Aktivitätscode, Gruppe oder Sachbearbeiter).

Gruppe-Nr.

Die Gruppen-Nr. bestimmt die Ausführungsreihenfolge von Aktivitäten und somit die Reihenfolge in der geplante Aktivitäten zu offenen Aktivitäten werden. Aktivitäten mit der gleichen Gruppen-Nr. können parallel bearbeitet werden. Aktivitäten mit einer hohen Gruppen-Nr. können nur dann bearbeitet werden, wenn alle Aktivitäten mit einer tieferen Gruppen-Nr. erledigt sind (=serielles abarbeiten).Sind alle offenen Aktivitäten einer Gruppe erledigt, werden alle Aktivitäten mit der gleichen, nächsthöheren Gruppen-Nr. von "geplant" auf "offen" gesetzt.
Speziell ist die Gruppennummer "0". Bei diesen wird der Status von "geplant" auf "offen" nicht durch deskOne bzw. durch die Erledigung einer anderen Aktivität gesetzt, sondern die Freigabe zum Bearbeiten erfolgt manuell durch den Benutzer. Handelt es sich um 0-er Aktivitäten die als Unteraktivitäten erfasst sind, kann jedoch der Status trotzdem durch deskOne von "geplant" auf "offen" gesetzt werden. Dies ist dann der Fall wenn die Unteraktivität in Abhängigkeit der übergeordneten Aktivität parametriert worden ist. Z.B. eine 0-er Aktivität soll automatisch auf den Status "offen" gesetzt werden wenn die übergeordnete Aktivität den Status "offen" erhält.

Laufnummer

Das Feld "Laufnummer" bestimmt nur die Reihenfolge der Anzeige der Aktivitäten innerhalb einer Gruppe.

Aktivitätscode

Art der Aktivität. Gültige Codes werden in der Codeverwaltung mit dem Code-Typ "Aktivität" parametriert. Ist kein Aktivitätscode vorgegeben, muss der Benutzer beim Ausführen des Workflows einen Aktivitätscode auswählen.

Gruppe

Gruppe der die Aktivität zugewiesen wird, falls diese im Workflow bereits vorgegeben wird.

Sachbearbeiter

Sachbearbeiter dem die Aktivität zugewiesen ist, wenn dieser bereits im Workflow vorgegeben wird.

Bezeichnung

Anzeigetext der Aktivität


Register

Beschreibung

DetailsWann und von wem wurde diese Aktivität erfasst/verändert.

Weitere Textvorgaben

Enthält Felder mit denen die Bezeichnungen und Bemerkungen in den Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch vorgegeben werden können. Zusätzlich kann ein Anweisungstext zugeordnet werden. Die möglichen Anweisungstexte werden als Codes „Anweisungstext (Workflow-Aktivität) konfiguriert.

Termine

Hier werden die Vorgaben und Berechnung für die verschiedenen Terminfelder der Aktivität eingestellt.

Register "Weitere Textvorgaben"

Feld

Beschreibung

Bezeichnung

Dieser Text im Feld "Bezeichnung" wird je nach Sprache des angemeldeten Benutzers, als Vorgabewert abgefüllt wird.

Bemerkung

Dieser Text im Feld "Bemerkung" wird je nach Sprache des angemeldeten Benutzers, als Vorgabewert abgefüllt wird.
Wenn das Feld "Bemerkung" in einer Trefferliste als Spalte angezeigt wird, kann mit dem Registrykey "Igeko.Akt.Bem.Maxlength" die Anzahl Zeichen definiert werden, die von der Bemerkung in der Trefferliste angezeigt werden.

Register "Termine"

Feld

Beschreibung

Anzahl Tage bis Endtermin

Anzahl Tage die für die Berechnung des Endtermins gezählt werden.

Änderung erlauben

Beim Erstellen der Aktivität kann festgelegt werden, ob der Endtermin beim Generieren der Aktivität oder nachträglich mutiert werden kann oder nicht.

Anzahl Tage bis geplanter Starttermin

Funktionsweise der Felder analog Feld "Endtermin"
Zusätzlich können bei Aktivitäten mit einer Gruppen-Nr. "0" diese auf einen bestimmten Zeitpunkt von "Geplant" auf "Offene" gesetzt werden soll. Dazu muss jedoch der deskOne-Job, der die geplanten Aktivitäten verarbeitet periodisch ausgeführt werden. Wird auf die Festlegung einer bestimmten Uhrzeit verzichtet, genügt es wenn der Job einmal pro Tag (z.B. in der Nacht, jedoch nach Mitternacht) ausgeführt wird.
Wird auf die Eingabe eines Zeitpunktes verzichtet, wird dieser auf 00:00 Uhr gesetzt damit der Job einmalig pro Tag gestartet den Status für 0-er Aktivitäten von "Geplant" auf "Offen" gesetzt wird.

Änderung erlauben

Beim Erstellen der Aktivität kann festgelegt werden, ob der Endtermin beim Generieren der Aktivität oder nachträglich mutiert werden kann oder nicht.

Ausführen eines Workflows

Schematische Darstellung der Möglichkeiten bzw. Seitenabfolge. Für komplizierte Abfolgen wie diese wenden Sie sich bitte an den ABF Support zur Einstellung. Aufgrund der Komplexität ist dies von den ABF Spezialisten zu bewerkstelligen.