Benutzer

Öffnen des Benutzer-Moduls

Das Modul kann entweder über die Oberfläche...
 
...oder über das Menü geöffnet werden. Es öffnet sich dann die Trefferliste.

Über das Modul "Benutzer" können alle Benutzer erfasst und verwaltet werden. Der Administrator kann neue Benutzer erstellen oder vorhandene löschen und bestimmt für jeden Benutzer dessen Berechtigungen für deskOne. Einem Benutzer sind verschiendenste Informationen angehängt wie z.B. Informationen zur Person (Name, Kontaktdaten, usw.) sowie zum Profil innerhalb des Systemes (Berechtigungen, Lizenzen, Passwort, Aktivität, usw.). Ein Benutzer kann einer Gruppe zugeordnet werden durch die er gewisse Berechtigungen erhält oder er kann auch direkt als Berechtigter eingetragen werden. Diese Berechtigungen werden vom Administrator über den Menüpunkt „Ordnungspositionen" gesetzt.
Hier ein Beispiel zu den Berechtigungen pro Benutzer:


Neuen Benutzer erstellen

Neuen Benutzer können entweder mit dem Button "Neu" in der Trefferliste des Menüpunktes „Benutzer"...

...oder auf dem Detail eines Benutzer ebenfalls mit dem Button „Neu" erstellt werden.

Dadurch öffnet sich die Eingabemaske zur Neuerstellung eines Benutzers.



Nach Erstellung eines Benutzers erhält dieser automatisch eine E-Mail mit einem Initialpasswort. Dieses muss nach dem ersten Login geändert werden.
Die Richtlinie für ein Passwort ist:

  • Mindestens 1 Grossbuchstabe
  • Mindestens 1 Sonderzeichen
  • Mindestens 3 nummerische Werte
  • Mindestens 8 Zeichen lang

Zum Beispiel ist ein gültiges Passwort:  !MeinPasswort123 

Felder

Beschreibung

Benutzer erstellen


Benutzername

Angabe des Benutzernamens welcher im System in Klammer verwendet wird

Anzeigename

Name welcher im System angezeigt wird

Vorname

Vorname des Benutzers

Nachname

Nachname des Benutzers

E-Mail-Adresse

E-Mail Adresse des Benutzers. Diese muss zwingend korrekt sein.

Sprache

Die Sprache des Benutzers. Darüber wird die Oberfläche mehrsprachig gesteuert.

Aktiv

Jeder Benutzer ist grundsätzlich auf aktiv gestellt. Ein inaktiver Benutzer ist einer der eigentlich nicht mehr gebraucht wird, er würde also eigentlich gelöscht werden.
Auf Grund verschiedenster Verknüpfungen innerhalb des Systemes kann der Benutzer jedoch nicht gelöscht werden. Daher wird er auf "inaktiv" gesetzt.
So ist das Profil zwar nicht mehr nutzbar, aber in den Dossiers usw. mit denen der Benutzer verknüpft ist entsteht keine Lücke weil informationen fehlen.

Sichtbar

Wenn ein Benutzer aktiv ist, dann ist er auch sichtbar. Nicht sichtbar sind die Benutzer, welche schon länger inaktiv sind, in der zwischenzeit aber noch immer für Informationen aufgerufen wurde.
Nun ist der Benutzer schon lange nicht mehr aktiv und soll auch bei Suchen oder in Gruppen nicht mehr angezeigt werden. Dann wird der Benutzer auf nicht sichtbar gestellt.

Kennwort ändern

Soll bei der nächsten Anmeldung das Kennwort geändert werden?

Lizenzierter Benutzer

Ist dies ein lizenzierter Benutzer?

Geschlecht

Geschlecht des Benutzers

Default-GruppeDiese Gruppe wird bei Auswahlen verwendet wenn keine andere Gruppe angegeben wird.

Adresse


Strasse / Nr.

Strasse und Hausnummer

Postfach

Eingabe des Postfachs

PLZ / Ort

Postleitzahl und Ortschaft

Ortzusatz

Der Ortzusatz

Kontakte


Telefon direkt

Direkte Telefonnummer

Mobil

Mobil-Nummer

Telefon Zentrale

Bei geschäftlicher Adresse die Nummer der Zentrale

E-Mail

E-Mail Kontakt Adresse

Webseite

Webseite des Benutzers

Fax

Faxnummer des Benutzers

Nach dem Speichern des Benutzers öffnet sich dessen neu erstelltes Detail mit den Registern "Details", "Adresse" und "Kontakte" sowie der untergeordneten Liste der Gruppen.


In dieser Liste können Gruppenzuweisungen vorgenommen werden. Dies vereinfacht die Administration der Berechtigung, da im Regelfall eine Gruppe und nicht der Benutzer berechtigt wird. Dies wird von ABF so empfohlen. Benutzer können vom Administrator an Gruppen zugewiesen werden. Dies geschieht im Detail des Benutzers im Tab "Gruppen" unter der Aktion "Zuweisen".

Mit dem Ausführen der Aktion "Zuweisen" öffnet sich eine Suchmaske mit der Trefferliste der verfügbaren Gruppen. Hier kann gewählt werden welcher Gruppe der Benutzer zugewiesen werden soll.
 


Benutzer kopieren

Ein bestehender Benutzer kann mit dem Button "Kopieren" in der Detailansicht kopiert werden. Die untergeordneten Objekte werden mitkopiert. So kann ein neuer Benutzer erstellt werden, der gewisse Angaben wie z.B. die selben untergeordneten Objekte, Lizenzen oder Adressen besitzt wie das Original, ohne dass alle Angaben erneut eingetippt werden müssen.
Mit dem Button "Kopieren" erscheint folgende Seite:

Es werden alle Felder kopiert. Danach sollten mindestens folgende Felder angepasst werden:

  • Benutzername
  • Vorname
  • Nachname
  • Anzeigename
  • E-Mail-Adresse
  • Sprache
  • Aktiv
  • Sichtbar
  • Lizenzierter Benutzer
  • Geschlecht

Die Werte im Register "Kontakte" müssen in jedem Fall angepasst werden da der neuen Benutzer kaum die gleichen Telefonnummern und Email-Adressen hat.
Im Register "Unterobjekte kopieren" können diejenigen Objekte markiert werden, die ebenfalls mitkopiert werden sollen.

Felder

Beschreibung

Gruppen

Der neue SB wird allen Gruppen zugeordnet bei denen derjenige der kopiert wurde zugeordnet war.


Benutzer Löschen

Ein Benutzer kann nur gelöscht werden, wenn diesem keine untergeordneten Einträge wie Gruppen mehr zugeordnet sind. Die Funktion "Löschen" wird aber immer angezeigt, auch wenn das Löschen aufgrund abhängiger Einträge nicht möglich. Die Prüfungen dynamisch für jeden Benutzer in der Trefferliste durchzuführen kann aus Performancegründen nicht implementiert werden.
Auf das Löschen inklusive aller untergeordneten Einträge wurde verzichtet da in der Praxis ein Benutzer sowieso nicht mehr gelöscht werden kann wenn dieser bereits von Nutzdaten referenziert wird (z.B. "Erfasst von" oder "Mutiert von").


Kennwort zurücksetzen

Wenn ein Benutzer sein Passwort nicht mehr kennt kann über diese Funktion das Passwort zurückgesetzt werden. Dabei wird ein Email an die im Feld "E-Mail-Adresse" eingetragenen Email-Adresse verschickt. Diese enthält einen Link auf die Login-Maske von deskOne und ein temporäres Passwort mit dem der Benutzer dann nach dem einloggen wieder sein eigenes Passwort setzen muss.
Beispiel für ein solches Mail:
 
Der Link ruft die Login-Seite auf der der Benutzer sein Login-Kürzel und das temporäre Passwort eingeben muss.

Danach erscheint folgende Seite um das neue Passwort einzugeben.